Konu Anlatımı
İş Planlama ve Kapasite
İş planlaması, kabul edilen iş emirlerini mevcut kapasiteye göre sıraya koyarak terminlerin tutmasını ve iş yükünün dengeli dağılmasını sağlayan süreçtir. Planlama; güvenlik gereksinimi, aciliyet, müşteri sözü ve teknisyen yetkinliği birlikte değerlendirilerek yapılır.
Önceliklendirme ve Sıralama
Önceliklendirmede güvenlik ve can güvenliği ilk sırada gelir. Ardından aracın hareket edememesine yol açan arızalar, müşteriye verilmiş termin sözleri ve iş emrinin geliş sırası değerlendirilir. Aynı anda çok sayıda acil iş çıktığında kapasite sınırı göz önüne alınarak sıra yeniden kurulur ve etkilenecek müşterilere bilgi verilir.
Kapasite Hesabı
Günlük işçilik kapasitesi, teknisyen sayısı ile kişi başına çalışma süresinin çarpımıdır. Kapasite kullanım oranı, planlanan iş yükünün toplam kapasiteye bölünmesiyle bulunur. Kullanım oranı yükseldikçe yeni iş alımında gecikme riski artar; bu nedenle kapasite kullanım oranı düzenli izlenir ve boş kapasite payı bilinçli bırakılır.
- Günlük kapasite = teknisyen sayısı × kişi başına günlük süre.
- Kapasite kullanım oranı = planlanan iş yükü / toplam kapasite × 100.
- Boş kapasite oranı = (toplam kapasite − planlanan iş yükü) / toplam kapasite × 100.
İş Yükü Dağılımı
İşler teknisyenin yetkinliğine, o günkü izin durumuna ve kullanılan ekipmana göre dağıtılır. Bir teknisyenin izne çıkması ya da ekipman arızası kapasiteyi doğrudan etkiler; bu durumda kalan kapasite yeniden hesaplanır ve işler yeniden dağıtılır. Dağılım dengesizse iş yükü gözden geçirilir.
Süre Tahmini ve Takip
Süre tahmini, benzer işlemlerin gerçekleşen sürelerinin ortalamasından alınır. Her gün planlanan tarihler gerçekleşen tarihlerle karşılaştırılır; sapma hesaplanarak önlem alınır. Süre tahminleri sürekli aşılıyorsa kalem bazlı süre kayıtları incelenir ve yöntem gözden geçirilir.
Bekleme Listesi ve İletişim
Kapasitesi dolan günlerde sıraya giremeyen iş emirleri bekleme listesine alınır ve kaybolmadan izlenir. Bekleme listesindeki iş için müşteriye bilgilendirme yapılır ve varsa alternatif çözüm sunulur. Termin aşımı ya da bekletme durumu oluştuğunda neden kayda geçirilir ve müşteriye yeni termin bildirilir.
Günlük Planın Gözden Geçirilmesi
Günlük plan gün başında ve gün sonunda gözden geçirilir. Gün başında sıra, teknisyen dağılımı ve ekipman durumu kontrol edilir; gün sonunda ise tamamlanan işler, sapmalar ve ertesi güne devreden işler kayda geçirilir. Bu düzen, planın güncel tutulmasını ve kapasite tahmininin iyileşmesini sağlar.
Kapasite Hesabı ve İş Yükü Dağılımı
Kapasite hesabı, bir dönemde gerçekleştirilebilecek iş adedinin planlanan süre, iş gücü ve verimle ilişkisini gösterir. Basit yöntemde kapasite, çalışma süresi, iş sayısı ve birim süre üzerinden hesaplanır. Kişi sayısı artırıldığında kapasite doğrusal artmaz; koordinasyon kaybı nedeniyle verim düşer.
İş yükü dağılımında önceliklendirme yapılır: emniyet gerektiren işler, sözleşmeli işler ve arıza işleri öncelik sırasına alınır. Bekleme listesi tutulur ve müşteriye tahmini süre yazılı olarak bildirilir. Günlük plan, vardiya başında gözden geçirilir.
| Ölçüt | Nasıl Belirlenir | Karar Etkisi |
|---|
| Kapasite | Süre × iş sayısı ÷ birim süre | Termin tutturulabilirliği |
| Verim | Gerçekleşen iş ÷ planlanan iş | Kapasite planlaması |
| Yük dağılımı | Teknisyen yetkinliğine göre | İş kalitesi |
| Bekleme listesi | Kapasite dışı işler | Müşteri bilgilendirmesi |
Günlük Hayattan Bir Örnek
Aynı gün üç teknisyen bulunmasına rağmen iki iş tamamlanamadı. Neden, ikisinin de aynı uzmanlığı gerektirmesiydi; kapasite hesabı yetkinlik farkını içermiyordu. Yetkinlik haritası çıkarıldıktan sonra iş dağılımı dengelendi.
Özet
- Kapasite süre, iş sayısı ve birim süreden hesaplanır.
- Verim, gerçekleşen ile planlanan işin oranıdır.
- Önceliklendirme emniyet ve sözleşmeye göre yapılır.
- Bekleme listesi tutulur ve süre bildirilir.
- Günlük plan vardiya başında gözden geçirilir.
Sık Yapılan Hatalar
- Kişi sayısını kapasiteyle eşitlemek: Her iş her teknisyene uygun değildir. Yetkinlik planlamaya dâhil edilmelidir.
- Bekleme listesini tutmamak: Kapasite dışı işler kayıt dışı kalırsa müşteriye süre bildirilemez ve itiraz artar.
- Günlük planı yapmadan vardiyaya başlamak: Plan gözden geçirilmeden başlanan vardiyada öncelik sırası belirsizleşir.
Ne Öğreneceğiz
İş emirlerinin sıraya konması, atölye kapasitesinin hesaplanması, termin takibi ve iş yükü dağılımı yöntemleri ele alınır. Bu konuda ögrenme çıktıları:
- İş emirlerinin önceliklendirilme ölçütlerini açıklar ve plana yerleştirir.
- Atölye kapasitesini teknisyen sayısı ve süre verisinden hesaplar.
- Kapasite kullanım oranını hesaplayarak planlama payını değerlendirir.
- Termin sapmasını hesaplar ve müşteriye yeni termin bilgisini aktarır.
- Bekleme listesi ve günlük planın yürütülmesini uygular.
Ön Bilgi
Bu konuya başlamadan önce temel kavram ve ön koşulları kavramanız yardımcı olacaktır. Konunun çerçevesinde şu kavramlar dikkat ister:
- Önceliklendirmede güvenlik gereksinimi ilk sırada değerlendirilir.
- Kapasite hesabında teknisyen sayısı ile kişi başına süre çarpılır.
- Kapasite kullanım oranı düzenli izlenir; yüksek oran gecikme riskini artırır.
- Süre tahmini benzer işlemlerin gerçekleşen ortalamasından alınır.
- Kapasitesi dolan günlerde iş emirleri bekleme listesine alınarak izlenir.
- Termin aşımı ve bekletme durumları kayda geçirilip müşteriye yeni termin bildirilir.
İleri Örnek
Daha ileri bir uygulama:
Soru: Kapasitesi dolan bir günde 3 iş emri sıraya girememiştir. Bu işler nasıl yönetilmelidir?
- Üç işi de bekleme listesine tarih ve sıra numarasıyla ekle.
- Müşterilere tahmini başlangıç bilgisini yazılı olarak ilet.
- Kapasite açıldığında listeden sırayla iş al ve durumu güncelle.
Sonuç/cevap: Üç iş emri bekleme listesine alındı, müşteriler bilgilendirildi ve sıra numarasıyla takip edildi.
Adım Adım Çözülmüş Örnek
Örnek 1: Günlük Kapasitenin Hesaplanması konusunun adımları:
- Kişi başına süreyi teknisyen sayısıyla çarp: 5 × 7,5 = 37,5 saat.
- Ortalamanın üzerindeki işleri ayır, kalan süreyi boş kapasite olarak yaz.
- Sonucu günlük plan başlığına kapasite olarak işaretle.
Karşılaştırma Tablosu
| Kavram | Açıklama |
|---|
| Önceliklendirmede güvenlik gereksinimi i | Önceliklendirmede güvenlik gereksinimi ilk sırada değerlendirilir. |
| Kapasite hesabında teknisyen sayısı ile | Kapasite hesabında teknisyen sayısı ile kişi başına süre çarpılır. |
| Kapasite kullanım oranı düzenli izlenir; | Kapasite kullanım oranı düzenli izlenir; yüksek oran gecikme riskini artırır. |
| Süre tahmini benzer işlemlerin gerçekleş | Süre tahmini benzer işlemlerin gerçekleşen ortalamasından alınır. |
| Kapasitesi dolan günlerde iş emirleri be | Kapasitesi dolan günlerde iş emirleri bekleme listesine alınarak izlenir. |
| Termin aşımı ve bekletme durumları kayda | Termin aşımı ve bekletme durumları kayda geçirilip müşteriye yeni termin bildirilir. |
Kendini Dene
Soru: Bir atölye için günlük plan hazırlayınız: 6 teknisyenin günlük kapasitesini hesaplayınız, planlanan iş yükünü belirleyip kapasite kullanım oranını bulunuz ve boş kapasite payını yazılı olarak planlayınız.
Örnek cevap: Puanlama anahtarı: Günlük kapasitenin 6 teknisyen × 7,5 saat = 45 saat olarak hesaplanması (4 puan); planlanan iş yükünün kalemlerden belirlenmesi (3 puan); kapasite kullanım oranının iş yükünün kapasiteye bölünmesiyle bulunması (4 puan); boş kapasite payının bilinçli olarak bırakılması (2 puan); acil işler için ayrılan payın yazılı olarak belirtilmesi (2 puan).
