Tedarikçi ve Mal Kabul Yönetimi

Konu Anlatımı

Tedarikçi ve Mal Kabul Yönetimi

Üretim hiçbir zaman hammadde beklemez; bekleme süresi doğrudan maliyet ve kapasite kaybıdır. Bu nedenle tedarik zinciri, doğru malzemenin doğru miktarda ve doğru zamanda işletmeye ulaşmasını sağlayacak biçimde yönetilmelidir. Tedarikçi yönetimi yalnızca fiyat karşılaştırması değil, teslim güvenilirliği ve teknik uygunluk değerlendirmesidir.

Tedarikçi Seçimi

• Teknik uygunluk: malzemenin resim ve şartnameye uygunluğu.
• Teslim güvenilirliği: söz verilen tarihlerde gelen mal oranı.
• Kalite performansı: parti başına kabul edilen ya da reddedilen oran.
• Dokümantasyon: sertifika, test raporu ve teknik föy sunma düzeni.
• Maliyet: birim fiyat ve ödeme koşulları birlikte değerlendirilir.

İhtiyaç Planlaması

Malzeme ihtiyacı, tüketim hızı, stok mevcutu ve güvenlik stoğu birlikte hesaplanır. Sipariş miktarı = tüketim ihtiyacı + güvenlik stoğu − mevcut stok − siparişteki stok bağıntısı kullanılır. Güvenlik stoğu, teslim gecikmesi ve tüketim dalgalanmalarına karşı tampon oluşturur; ancak fazlası bağlanan nakit ve depolama alanı demektir.

Mal Kabul Süreci

Gelen mal üç aşamada denetlenir. Sayım ile miktar, göz kontrol ile dış durum ve hasar, ölçüm ve numune ile ise malzemenin şartnameye uygunluğu karşılaştırılır. Uygunluk kararı üç seçenekten biriyle verilir: kabul, koşullu kabul veya ret. Koşullu kabulde belirtilen düzeltici faaliyet kayda geçirilir.

Sayım ve Ölçüm Yöntemleri

Sayım yöntemi malzemeye göre değişir. Adet sayılan ürünlerde tartı yerine sayım, ağırlıkla gelen ürünlerde tartı, hacimle gelen ürünlerde ise hacim ölçümü kullanılır. Fark oranı = (sayılan miktar − sevk miktarı) ÷ sevk miktarı bağıntısı, teslimattaki eksik ve fazlalık tespitinde kullanılır. Kabul sırasında eksik miktar sevk irsaliyesine yazılır.

İade ve Düzeltme

Ret edilen mal, iade belgesi düzenlenerek tedarikçiye geri gönderilir ve kökeni belli olacak biçimde etiketlenir. Bozulan mal, düzeltilerek üretimde kullanılacaksa düzeltme işlemi kayıt altına alınır. Bu adım atlandığında hatalı mal ikinci kez üretime girebilir.

Tedarik Performansının İzlenmesi

Tedarik performansı sayısal göstergelerle izlenir. Teslim performansı = zamanında gelen sipariş sayısı ÷ toplam sipariş sayısı bağıntısı güvenilir tedarikçiyi gösterir. Kalite tarafında parti kabul oranı, maliyet tarafında birim fiyat değişimi ve tam zamanında üretim için depo tükenme süresi takip edilir.

Uygulama Adımları

1. İhtiyaç miktarını hesapla ve siparişi zamanında aç.
2. Gelen malın irsaliyesini karşılaştır, sayım ve numune al.
3. Şartnameye uygunluk değerlendirmesiyle kabul, koşullu kabul veya ret kararını ver.
4. Fark varsa iade veya düzeltme kaydı aç, tedarikçi performansını güncelle.

Ne Öğreneceğiz

İşletmenin hammadde ve malzeme ihtiyacının tedarikçilerden karşılanması, mal kabul denetimi ve tedarik performansının izlenmesini ele alır. Bu konuda ögrenme çıktıları:

• Tedarikçi seçiminde malzeme özelliklerini, teslim süresini ve teknik uygunluğu değerlendirir.
• Mal kabul işleminde irsaliye, miktar ve kalite kontrollerini yaparak uygunluk kararını verir.
• Kabul edilmeyen malın iade veya düzeltme sürecini yönetir.
• Tedarik performansını sipariş karşılama oranı ve teslim gecikmesi gibi göstergelerle izler.

Ön Bilgi

Bu konuya başlamadan önce temel kavram ve ön koşulları kavramanız yardımcı olacaktır. Konunun çerçevesinde şu kavramlar dikkat ister:

• Tedarikçi seçiminde fiyat tek başına değerlendirilmez, teknik uygunluk ve teslim güvenilirliği önce incelenir.
• Sipariş miktarı mevcut stok ve güvenlik stoğu dikkate alınmadan hesaplanırsa stok fazlası ya da eksikliği oluşur.
• Mal kabulde sayım, göz kontrol ve ölçüm olmak üzere üç aşama birlikte uygulanır.
• Koşullu kabul kararında düzeltici faaliyet yazılı olarak belirtilmelidir.
• Ret edilen mal etiketlenerek ayrılır; etiketsiz mal üretime geri dönebilir.
• Tedarik performansı, teslim performansı ve parti kabul oranı gibi göstergelerle düzenli izlenmelidir.

Basit Örnek ve Günlük Yaşam

Günlük yaşamda ve mesleki bağlamda bir uygulama:

Soru: Aylık 1200 adet tüketim, mevcut stok 300 adet, yolda stok 100 adet ve güvenlik stoğu 200 adet ise verilmesi gereken sipariş kaç adettir?

1. Adım 1: Tüketim ihtiyacı ile güvenlik stoğunu topla.
2. Adım 2: Mevcut stok ve yolda stok miktarını topla.
3. Adım 3: Farkı alarak sipariş miktarını bul.

Sonuç/cevap: Verilmesi gereken sipariş 1000 adettir.

İleri Örnek

Daha ileri bir uygulama:

Soru: Günlük tüketim 40 adet olan bir malzemede 6 günlük emniyet süresi uygulanıyor. Güvenlik stoğu kaç adettir?

1. Adım 1: Günlük tüketimi emniyet süresiyle çarp.
2. Adım 2: Çarpma işlemini uygula.
3. Adım 3: Sonucu mevcut stok ve sipariş miktarı hesabında kullan.

Sonuç/cevap: Güvenlik stoğu 240 adettir.

Adım Adım Çözülmüş Örnek

Örnek 1: Sipariş Miktarı Hesabı konusunun adımları:

1. Adım 1: Tüketim ihtiyacı ile güvenlik stoğunu topla.
2. Adım 2: Mevcut stok ve yolda stok miktarını topla.
3. Adım 3: Farkı alarak sipariş miktarını bul.

Karşılaştırma Tablosu

Sık Yapılan Hatalar

Yalnızca fiyata bakarak tedarikçi seçmek: Ucuz malzeme, geç teslim ve yüksek fire oranıyla toplam maliyeti artırabilir.

Mevcut stok ve yolda stoku hesaba katmadan sipariş vermek: Bu hata ya hammadde fazlasına ya da üretim durmasına yol açar.

Ret edilen malı etiketlemeden bırakmak: Etiketsiz mal üretime geri dönebilir ve hatayı tekrarlar.

Koşullu kabule düzeltici faaliyet yazmamak: Düzeltme yapılmadığı doğrulanamaz ve sorun üretim hattında ortaya çıkar.

Özet

Tedarikçi seçimi teknik uygunluk, teslim güvenilirliği, kalite performansı ve maliyet birlikte değerlendirilerek yapılır. Sipariş miktarı tüketim ihtiyacı ile güvenlik stoğunun toplamından mevcut stok ve yolda stok çıkarılarak bulunur. Mal kabul sayım, göz kontrol ve ölçüm olmak üzere üç aşamada yapılır ve kabul, koşullu kabul veya ret kararıyla sonuçlanır. Teslim performansı ve parti kabul oranı gibi göstergeler tedarikçi değerlendirmesinde kullanılır.

Kendini Dene

Soru: Yönerge: Aylık 1500 adet tüketilen bir hammadde için sipariş miktarını hesapla. Emniyet süresi 4 gün, mevcut stok 350 adet, yolda stok 120 adet olduğu bilgisi verilmiştir. Sonuçta sipariş açma zamanını ve bu miktarın risklerini tartış.

Örnek cevap: Puanlama anahtarı: günlük tüketimin 50 adet olduğunun bulunması 4 puan; güvenlik stoğunun 200 adet hesaplanması 4 puan; sipariş miktarının 1250 adet bulunması 5 puan; siparişin tüketim başlamadan önce açılması gerektiğinin belirtilmesi 4 puan; stok fazlası veya eksikliği risklerinin tartışılması 3 puan. Toplam 20 puan. Model cevap: Günlük tüketim 50 adettir, güvenlik stoğu 50 × 4 = 200 adettir. Sipariş 1500 + 200 − 350 − 120 işlemiyle 1250 adettir. Sipariş, üretim tüketimi başlamadan en az bir teslim süresi önce açılmalıdır.