İş Analizi ve Süreç Modelleme

Konu Anlatımı

İş Analizi ve Süreç Modelleme

İş analizi, bir işin kim tarafından, hangi adımlarla, hangi kaynaklarla ve hangi kurallara göre yapıldığını ortaya koyan çalışmadır. Süreç modelleme ise bu bilgileri görsel bir akışa dönüştürür. Bir işletmenin verimliliği, önce ölçülen sonra modellenen süreçlerin üzerine kurulur; tahmine dayalı kararlar genellikle kaynak kaybına yol açar.

İş Analizinin Amacı ve Adımları

İş analizinin amacı, işi tanımlamak değil, işi ölçülebilir hâle getirmektir. Analiz sonunda elde edilen bilgi; personelin işe alınmasında, eğitim planının hazırlanmasında, ücret ve yetki düzenlemesinde, iş güvenliği risklerinin belirlenmesinde kullanılır. Bir işin analizi dört temel adımda yürütülür.

• Gözlem ve görüşme: İş, çalışanların gözü önünde veya anlattıkları şekliyle kayda geçirilir.
• Çalışma ölçümü: Adımların süreleri, kullanılan araçlar ve işlem sayıları veriyle desteklenir.
• Bilgi ve beceri listesi: İşin gerektirdiği bilgi, beceri ve yetkilik belirlenir.
• İş tanımı yazımı: Bulgular güncel iş tanımı formuna ve süreç dokümanına dönüştürülür.

Süreç Modelleme ve Süreç Haritaları

Süreç modelleme, adımların sırasını ve aralarındaki ilişkiyi görsel hâle getirir. Süreç haritasında her adım için giriş, çıktı, sorumlu, süre ve kullanılan sistem bilgisi bulunur. Karar noktaları ayrıca işaretlenir; kararın hangi ölçüte göre verildiği yazılmadan süreç yönetilemez.

Girdi, Çıktı ve Değer Zinciri

Her sürecin girdisi kaynak, malzeme, bilgi ya da önceki adımın çıktısı olabilir. Çıktı ise müşteriye, müşterinin çıktısına ya da bir sonraki adıma aktarılır. Değer zinciri analizinde faaliyetler ikiye ayrılır: müşterinin ödediği bedel karşılığında doğrudan fayda üreten faaliyetler ve üretimi mümkün kılan destek faaliyetleri. İyileştirme çalışması önce değer üreten adımlara odaklanır.

Darboğaz, Verim ve Standart Süre

Süreçteki en yavaş adım darboğazdır. Toplam süre, en yavaş adımın belirlediği süreye yakın olduğu için darboğaz dışındaki adımları hızlandırmak toplam süreyi kısaltmaz. Verim, faydalı çıktı süresinin toplam süreye bölünmesiyle bulunur. Standart süre ise bir işin normal koşullarda tamamlanması için gereken kabul edilmiş süredir; ölçüm sonuçlarının ortalamasıyla belirlenir.

Bir işin birim süresi, o işe ayrılan toplam sürenin işlem sayısına bölünmesiyle hesaplanır. Kapasite kullanım oranı ise işlenen işin adım kapasitesine oranıdır; oranın yüzde yüzün üzerine çıkması o adımda beklemelerin başladığının göstergesidir.

Süreç Göstergeleri ve Belgelendirme

Sürecin iyileştirilip iyileştirilmediği ancak ölçümle anlaşılır. Süreç göstergeleri; süre, hacim, verim, hata oranı, müşteri memnuniyeti ve maliyet gibi başlıklarda seçilir. Her gösterge için mevcut değer, hedef değer ve ölçüm sıklığı yazılır. Bulgular güncel iş tanımı, süreç haritası ve gerekli hâllerde çalışma talimatı olarak belgelenir; belgelenmeyen bir iyileştirme sonraki çalışan tarafından kaybolur.

Ne Öğreneceğiz

Bir işin adımlarını, girdi çıktı ilişkisini ve darboğazlarını ortaya koyarak sürecin ölçülmesini, modellenmesini ve iyileştirilmesini kapsar. Bu konuda ögrenme çıktıları:

• İş analizinin amacını, adımlarını ve kullanılan yöntemleri açıklar.
• Bir işin adımlarını, karar noktalarını ve sorumlularını süreç haritasında gösterir.
• Sürecin girdilerini, çıktılarını ve değer zincirindeki yerini ayırt eder.
• Darboğaz, verim ve standart süre kavramlarını hesaplar.
• Toplanan bilgileri güncel iş tanımı ve süreç dokümanına dönüştürerek belgeler.

Ön Bilgi

Bu konuya başlamadan önce temel kavram ve ön koşulları kavramanız yardımcı olacaktır. Konunun çerçevesinde şu kavramlar dikkat ister:

• İş analizi işin içeriğini ortaya koyar; işi en iyi yapanı değerlendiren iş değerlendirmesinden farklıdır.
• Gözlem ile görüşme birlikte kullanılır; tek başına gözlem yöntemi öznel yanılgılara açıktır.
• Süreç haritasında her adımın girdisi, çıktısı, sorumlusu ve süresi bulunmalıdır.
• Darboğaz dışındaki adımları hızlandırmak toplam süreyi kısaltmaz.
• Değer üreten faaliyetler ile destek faaliyetleri değer zincirinde ayrı değerlendirilir.
• Standart süre, tekrarlanan ölçümlerin ortalamasıyla belirlenir ve zamanla güncellenir.

Basit Örnek ve Günlük Yaşam

Günlük yaşamda ve mesleki bağlamda bir uygulama:

Soru: Bir süreçte toplam 200 dakika harcanıyor, bu sürenin 50 dakikası değer üretmeyen bekleme. Verim yüzde kaçtır?

1. Adım 1: Bekleme süresini toplam süreden çıkarıp faydalı süreyi bul.
2. Adım 2: Faydalı süreyi toplam süreye bölerek oranı çıkar.
3. Adım 3: Oranı yüzde olarak ifade ederek karşılaştır.

Sonuç/cevap: 150 / 200 oranı yüzde olarak ifade edildiğinde verim %75 olur.

İleri Örnek

Daha ileri bir uygulama:

Soru: Belge onay süreci e-posta zinciriyle yürüyor ve ortalama 4 gün sürüyor. İlk öneri nedir?

1. Adım 1: Sürecin mevcut hâlini ölç ve ortalama süreyi yaz.
2. Adım 2: Onayı tek bir sorumluya toplayarak darboğazı azalt.
3. Adım 3: Yeni süreyi ölçerek hedefle karşılaştır ve kaydet.

Sonuç/cevap: Onay adımı tek sorumluya bağlanır, yeni ortalama süre ölçülerek kayda geçirilir.

Adım Adım Çözülmüş Örnek

Örnek 1: Verim Hesabı konusunun adımları:

1. Adım 1: Bekleme süresini toplam süreden çıkarıp faydalı süreyi bul.
2. Adım 2: Faydalı süreyi toplam süreye bölerek oranı çıkar.
3. Adım 3: Oranı yüzde olarak ifade ederek karşılaştır.

Karşılaştırma Tablosu

Sık Yapılan Hatalar

İş analizini iş değerlendirmesi sanmak: Analiz işin kendisini inceler, kişinin başarısını değerlendirmek ayrı bir çalışmadır.

Yalnızca görüşmeye güvenmek: Görüşülen kişinin anlattığı ile gerçekte yaptığı farklı olabilir; gözlem birlikte kullanılmalıdır.

Darboğaz dışındaki adımları hızlandırmakla yetinmek: Toplam süreyi yalnızca en yavaş adım belirler, diğerlerinin hızlanması süreyi kısaltmaz.

Ölçüm yapmadan iyileştirme kararı vermek: Hedeflenen kazancın gerçekleşip gerçekleşmediği ancak ölçümle doğrulanabilir.

Özet

İş analizi bir işin adımlarını, sorumlularını, kullandığı kaynakları ve gerektirdiği bilgi, beceri ile yetkilikleri ortaya koyar; gözlem, görüşme ve çalışma ölçümü birlikte kullanılır. Süreç modelleme bu bulguları süreç haritasına dönüştürür ve her adım için girdi, çıktı, sorumlu ile süreyi yazar. Verim, faydalı çıktı süresinin toplam süreye bölünüp yüzde ile çarpılmasıyla bulunur; birim süre, toplam sürenin işlem sayısına bölümüdür. Kapasite kullanım oranı yüzde yüzü aştığında adımda bekleme başlar. Akışı en çok yavaşlatan adım darboğazdır ve toplam süreyi o belirler. İyileştirme ancak ölçümle kanıtlandığında kalıcıdır; bütün bulgular güncel iş tanımı ve süreç dokümanıyla belgelenmelidir.

Kendini Dene

Soru: Kullandığınız bir yazılım programının kurulum ve ilk çalıştırma sürecini seçin. Bu süreci giriş, adımlar, çıktı, sorumlu ve süre bilgileriyle bir süreç haritası hâlinde çizin.

Örnek cevap: Puanlama anahtarı: Sürecin en az beş adımının sıra ile yazılması 4 puan; her adım için girdi ve çıktının belirtilmesi 4 puan; süreç sahibi ve varsa karar noktalarının gösterilmesi 3 puan; adımlara süre bilgisi eklenmesi 2 puan; şema ile açıklamanın tutarlı olması 2 puan. Toplam 15 puan.