Denetim Bulguları ve Düzeltici Faaliyet nedir?

Bu konuda neler öğreneceksin?

• İç denetimin amacını, kapsamını ve yöntemlerini açıklar.
• Denetim planı hazırlar ve denetim bulgularını sınıflandırır.
• Kök neden analizi yaparak gerçek nedeni belirler.
• Düzeltici faaliyetin uygulanmasını izler ve etkinliğini doğrular.
• Süreç göstergelerini tanımlayarak iyileştirme başarısını ölçer.

Anahtar fikirler

• Denetim planı, süreçlerin risk düzeyine ve denetim sıklığına göre yapılır.
• Her bulgu önem derecesine ve risk değerine göre sınıflandırılır.
• Bulgu, mümkünse sayısal veriyle desteklenerek raporlanmalıdır.
• Kök neden bulunmadan yapılan yüzeysel düzeltme sorunu tekrar ettirir.
• Düzeltici faaliyetin sahibi, termini ve başarı ölçütü yazılı olarak tanımlanır.
• Etkinlik, faaliyet uygulandıktan sonra ayrı bir doğrulama denetimiyle ölçülür.

Konunun özeti

Denetim risk temelli planlanır; yüksek riskli süreçler sık, düşük riskli süreçler seyrek denetlenir. Yöntemler arasında gözden geçirme, örnekleme, yeniden hesaplama, saha gözlemi ve süreç yürütme yer alır. Her bulgu önem derecesine göre sınıflandırılır; bulgu risk değeri, saptama olasılığı ile etki büyüklüğünün çarpımıdır. Bulgular mümkünse adet, tutar ve oran gibi sayısal verilerle desteklenir. Uyuşmazlık oranı, saptanan işlem sayısının denetlenen işleme oranıdır. Bulgu doğrudan kapatılmaz; kök neden araştırılır ve düzeltici faaliyet tanımlanır. Faaliyetin sahibi, termini ve başarı ölçütü yazılıdır ve etkinliği ayrı bir doğrulama denetimiyle ölçülür. Aksiyon yaş ortalaması ve kapanma…

Sık yapılan hatalar

• Bulgu doğrudan kapatmak: Belirti giderilip kayıt kapatıldığında neden ortada kalır ve aynı uyuşmazlık yeniden üretilir. Önce kök neden araştırılmalı, sonra düzeltici faaliyet tanımlanmalıdır.
• Bulguyu sayısallaştırmamak: Yaklaşık ifadeler, önceliklendirmeyi tartışmaya açık bırakır. Adet, tutar ve oran verildiğinde büyüklük ve aciliyet netleşir, kaynak doğru yere yönlendirilir.
• Düzeltici faaliyetin sahibi ve termini olmaması: Sorumluluk ve süre tanımlanmazsa aksiyon aylarca açık kalır. Aksiyon yaş ortalamasının yükselmesi, sürecin işlemediğinin en erken göstergesidir.

İlgili konular

• Ölçüm Doğrulama ve Saha Testleri
• Bakım Planlaması ve İş Emri Sistemi
• Bilgi Yönetimi ve Doküman Standardizasyonu