Atölye Evrakı ve Kayıt Tutma nedir?

Bu konuda neler öğreneceksin?

• Arıza kaydı, iş emri, parça listesi ve teslim tutanağının görevlerini birbirinden ayırt eder.
• Araç sahibinin şikâyetini ve tespit edilen arızayı eksiksiz biçimde iş emrine geçirir.
• Kullanılan her parçanın adını ve adedini kayda geçirerek hesap doğruluğunu denetler.
• Kayıtları tarihli, okunabilir ve imzalı biçimde arşivler.
• Tamamlanamayan işleri teslim tutanağında açıkça belirtir ve teslim onayını alır.

Anahtar fikirler

• Kayıt tutulmazsa aynı arıza yeniden ortaya çıkar ve işletme aynı işi ikinci kez yapar.
• Kullanılan parçanın adı ve adedi yazılmazsa hesaplama denetimi yapılamaz, masraf kaybı doğar.
• Kayıtlar okunabilir, tarihli ve imzalı olmadığında denetimde belge değeri taşımaz.
• Aracın şikâyeti müşterinin ifadesiyle yazılır; kısaltma sırasında ayrıntı kaybolabilir.
• Teslim tutanağı, yapılan işleri ve kalan eksikleri gösterdiği için teslim tartışmalarını önler.
• Bir iş emrinde tarih, plaka, şikâyet, tespit, işlem ve imza alanları boş bırakılmaz.

Konunun özeti

Arıza kaydı kimlik ve şikâyet bilgisini başlatır, iş emri tespiti ve parçayı adediyle gösterir, teslim tutanağı ise yapılan işleri eksikleriyle birlikte kapatır. Kayıtlar tarihli ve imzalı olunca işlem izlenebilir hâle gelir, aynı arıza böylece tekrarlanmaz.

Sık yapılan hatalar

• Kaydı iş bitince kapatmak: Araç teslim edilmeden evrak kapatılır; müşteri itirazı doğduğunda ortada düzenlenmiş bir belge kalmaz.
• Parça adedini atlamak: Yalnızca parçanın adı yazılıp adedi boş bırakılırsa depo çıkışıyla karşılaştırma yapılamaz.
• Ölçüm sonucunu sözlü bırakmak: Tork veya basınç değeri yazıya geçirilmezse tamir sonrası kalite kontrolü yapılamaz.

İlgili konular

• Elektrik Şeması Sembolleri
• Etik ve Ahilik
• Müşteri İlişkileri
• Atölye Riskleri
• Yangın Güvenliği
• Yakıt ve Kimyasal Dökülmesinde Güvenlik