Atölye Evrakı ve Kayıt Tutma

Konu Anlatımı

Atölye Evrakı ve Kayıt Tutma

Bir aracın atölyeye girişinden çıkışına kadar geçen her işlem yazılı bir iz bırakır. Araç sahibinin aracı nasıl bulduğu, atölyede hangi arızanın tespit edildiği, hangi parçanın takıldığı ve iş sonunda aracın nasıl teslim edildiği kayıt altına alınır. Bu belgelere atölye evrağı denir; bu belgelerin düzenli tutulmasına da kayıt tutma denir.

Kayıt tutma yalnızca kâğıt doldurmak değildir. Yazılan bilgi, aynı arızayla ikinci kez gelen bir araçta bir sonraki teknisyene yol gösterir. Müşteri ile servis arasında sonradan doğan bir anlaşmazlıkta da tutanak, kimin ne dediğini gösteren belgelenmiş bir kayıttır.

1. Ne Öğreneceğiz ve Ön Bilgi

Ön bilgi olarak iki kavram bilinmelidir. İzlenebilirlik, bir işin hangi aşamalardan geçtiğinin kayıtlarla ortaya konabilmesidir. Belge ise bu izi taşıyan, imzalı yazılı formdur. İkisi birlikte düşünüldüğünde kayıt, işin kalitesini ölçen bir araca dönüşür.

Bu konuda şunları uygulamayı öğreneceksiniz:

• Arıza kaydı, iş emri, parça listesi ve teslim tutanağının görevlerini birbirinden ayırt etmek.
• Bir arıza kaydının hangi bilgilerle açılacağını ve nasıl kapatılacağını belirlemek.
• Kayıt defteri ile araç dosyasının farkını anlayıp ikisini birlikte yönetmek.
• Tamamlanamayan işleri teslim tutanağında açıkça göstermek.

2. Temel Kavramlar ve Sınıflandırma

Atölye evrağı, işin hangi aşamasında kullanıldığına göre sınıflandırılır. Aşağıdaki tablo en sık kullanılan dört evrakı ve sorumluluklarını göstermektedir.

Kayıtlar kâğıt defterde veya elektronik ortamda tutulabilir. İkisinde de aranan nitelik aynıdır: tarih, okunabilirlik ve imza. Tarihsiz bir not, yazanı belli olmayan bir ölçüm sonucu ya da imzasız bir onay denetimde kayıt sayılmaz.

Kayıt tutma üç temel işlev görür:

1. Araç sahibinin aracı nasıl bulduğunu yazarak arıza geçmişini korur.
2. Yapılan işin ve kullanılan malzemenin hesabını belgeleyerek doğruluğu sağlar.
3. Sözlü anlaşmayı yazılı hâle getirerek iki tarafın da dayanağı olur.

3. Basit Örnek ve Adım Adım Çözüm

Örnek: Müşteri, aracının çalışırken titreşim yaptığını söyleyerek aracı atölyeye bırakmıştır. Araç kilometresi deftere 96400 olarak yazılmıştır.

Çözümü yazılı hâle getirmek kaydı düzenli kılar:

1. Arıza kaydı açılır. Araç plakası, modeli, kilometresi ve müşterinin şikâyeti eksiksiz yazılır.
2. Ön kontrol yapılır. Teknisyen altı ay önce de yakıt filtresi değişimi yapıldığını eski kayıttan görür ve parçanın yeni olduğunu anlar.
3. Tespit kayda geçer. Titreşimin kaynağının motor içinde olduğu ve montaj cıvatalarının gevşek olduğu iş emrine yazılır.
4. İşlem ve parça yazılır. Sıkma işlemi uygulanmış, gerekiyorsa 1 adet conta değiştirilmiştir.
5. Kayıt kapatılır. İş emri imzalanır ve kilometre bilgisi güncel değerle teyit edilir.

Bu sırada atlanan tek bir alan bile sorun çıkarabilir. Parçanın adı yazılmamışsa, aynı parça ikinci kez aranır ve araç çoktan teslim edilmiş olur.

4. İleri Örnek ve Saha Uygulaması

Saha uygulamasında karşılaşılan zor durum, müşterinin aracı teslim almak istememesidir. Teknisyen arızayı giderdiğini düşünmektedir; oysa araçta müşterinin daha önce bildirdiği başka bir istek de vardır ve bu istek iş emrine geçmemiştir.

Doğru yaklaşım şudur: yapılan işler teslim tutanağına tam olarak yazılır, tamamlanamayan istek ayrı bir satırda açıkça belirtilir ve müşterinin görüşü alınarak imzası alınır. Böylece sonradan doğabilecek bir anlaşmazlıkta kimin ne beklediği bellidir.

Aynı mantık periyodik bakım kayıtlarında da geçerlidir. Bakım tarihi, değişen yağ ve filtre adetleri ile aracın o günkü kilometresi bir arada saklanır. Bu kayıt, bir sonraki bakımın ne zaman yapılacağını belirlemede tek başına yeterlidir.

5. Karşılaştırma Tablosu ve Denetim

Denetim, kayıtların gerçekten işe yarayıp yaramadığını ölçmektir. En sade denetim, aynı aracın dosyasındaki geçmiş bakım kayıtlarının tutarlılığını gözden geçirmektir. Aşağıdaki ölçütler her ay kontrol edilebilir.

Kayıt tutmanın maliyeti de hesaba katılmalıdır. Kaydı olmayan bir iş, yeniden yapılabilen bir iş demektir. Aynı arızanın ikinci kez masraf yaratması, işletme için ölçülemeyen bir yüktür.

6. Sık Yapılan Hatalar, Özet ve Kendini Dene

Sık yapılan hata, iş bitmiş sayıldığı anda kaydın kapatılmasıdır. Oysa araç teslim edilmeden önce kayıt tamamlanmalıdır. İkinci hata, ölçüm sonucunu yazmadan yalnızca sözlü bildirmektir. Üçüncü hata, müşterinin şikâyetini kendi cümleleriyle aktarmak yerine kısaltmaktır; kısaltma sırasında ayrıntı kaybolabilir.

Özetlersek şu noktalara bakılır: kayıt eksiksiz mi, tarihli mi, imzalı mı, kullanılan parçanın adı ve adedi yazılmış mı, tamamlanamayan işler belirtilmiş mi. Bu beş soruya evet cevabı verilebiliyorsa kayıt amacına ulaşmıştır.

Kendini dene: Bir aracın dosyasında yalnızca iş emri ile fatura bulunduğunu varsay. Aracın önceki bakımında hangi parçaların değiştiğini bulabilir misin? Bulamıyorsan eksik olan evrak hangisidir?