Kayıt ve Rapor Tutma — Çalışma Sayfası

Bu konuda öğrenecekleriniz

• Kayıt tutmanın denetlenebilirlik ve tekrarlanabilirlik yararlarını açıklar.
• Bir analiz kaydında bulunması gereken temel bilgileri belirler.
• Hatalı kayıtları kuralına uygun biçimde düzeltir.
• Raporun bölümlerini ve tarafsız dilini kullanır.
• Kayıtların saklanması ve erişim kurallarına uyar.

Önemli noktalar

• Ölçüm anında ve okunduğu hâliyle yazılır; belleğe dayalı yazım tekrarlanabilirliği ortadan kaldırır.
• Birimi olmayan sayı kaydedilmez; her değerin ölçüldüğü ya da hesaplandığı açıkça belirtilir.
• Hesap adımları da yazılır; yalnız sonucun yazılması ara adımları denetlenemez hâle getirir.
• Hatalı kayıt silinmez ve kâğıda ezilmez; tek çizgiyle üstü çizilir, doğrusu yazılır ve imzalanır.
• Boş bırakılan satırın üstü çizilir ve nedeni belirtilir.
• Rapor dili tarafsız olmalıdır; yorum, övgü ve suçlayıcı ifade kullanılmaz.
• Sonuç birimiyle birlikte verilir; sınır dışı ya da şüpheli sonuçlar açıkça belirtilir.
• Rapor, defterdeki kaydın doğrulanmış özetidir; defterde bulunmayan bilgi rapora eklenmez.
• Kayıtlar üzerindeki her değişiklik, sorumlusuyla birlikte izlenebilir olmalıdır.
• Elektronik kayıtlarda sürüm geçmişi tutulmalı, silinen satırlar tespit edilebilmelidir.

Formüller ve kurallar

• Analiz kaydı; numune kabul, kodlama, hazırlık, ölçüm, hesap ve sonuç adımlarını içerir.
• Cihaz kaydı; bakım, kalibrasyon ve arıza bilgilerini izler.
• Reaktif kaydı; alınma, açılma ve son kullanma tarihi bilgilerini tutar.
• Atık kaydı; atığın cinsini, miktarını ve teslim bilgisini izler.
• Düzeltme kuralı: hatalı değer tek çizgiyle üstü çizilir, üstü karalanmaz, doğrusu yazılır ve imzalanır.
• Birimsiz sayı kaydedilmez; her sayının birimi ve kaynağı belirtilir.
• Kayıt kalitesi denetimi; seçilen kayıtların ölçüm, hesap ve rapor aşamalarıyla karşılaştırılmasıdır.
• Rapor; kayıtta doğrulanmış, birimli ve tarafsız dille hazırlanan belge olmalıdır.

Sık yapılan hatalar

• Hatalı değeri silgiyle silmek ya da kâğıda ezmek: Böylece yazım hatası ile ölçüm hatası ayırt edilemez; kayıt güvenilirliğini yitirir. Doğrusu tek çizgiyle üstü çizip doğrusunu yazmaktır.
• Ölçümü ertesi güne bırakıp belleğe dayanarak yazmak: Bellekteki değer kayabilir, kayda yanlış geçer; ölçüm anında yazmak tekrarlanabilirliğin temelidir.
• Yalnızca sonucu yazıp hesap adımlarını atlamak: Ara adımlar görülmediğinde hata kaynağı bulunamaz, hesap denetlenemez hâle gelir.
• Birimi olmayan sayıyı kaydetmek: Birimsiz değerin yorumlanması belirsizdir ve sonraki karşılaştırmalarda hatalı sonuç doğurur.
• Raporda yorum ve yargı kullanmak: Veriyi yorumdan uzaklaştıran cümleler, nesnel olmayan bir değerlendirme izlenimi yaratır ve raporun değerini düşürür.
• Elektronik kayıtta değişikliği iz bırakmadan yapmak: Sessiz değişiklik, sonucun hangi sürümden geldiğini belirsizleştirir ve denetimi imkânsızlaştırır.

Hızlı tekrar ipuçları

• Ölçümü okur okumaz yaz; kayıt aracını (defter ya da form) önceden hazırlamak yazma hatasını azaltır.
• Sayıyı yazarken birimini de yaz; defterin kenarına birim sütunu eklemek unutmayı engeller.
• Düzeltmede tek çizgi kullan; defter sayfasının altına açıklama yazmak, hatanın yerinde görünmesini sağlar.
• Hesap yaparken kâğıt üzerinde ara adımları göster, sonra deftere aktar; ara adımlar hata yakalamayı kolaylaştırır.
• Raporu kalıplaştır; her raporda aynı bölüm başlıklarının bulunması karşılaştırmayı ve denetimi kolaylaştırır.
• Ayda bir rastgele beş kaydı ölçüm ve raporla karşılaştır; bu kısa denetim, sistemdeki eğilim hataları erkenden yakalar.

Kendini dene

Bu sayfayı okuduktan sonra konu anlatımını tekrar oku ve kendi cümlelerinle özetle.

Konu anlatımına dön · Hesap aç, ilerlemen kaydedilsin