Tedarik Zinciri ve Malzeme Planlama

Konu Anlatımı

Tedarik Zinciri ve Malzeme Planlama

Tesisat işletmesinde bir projenin teknik tasarımı kadar önemli olan konu, gereken malzemenin doğru zamanda, doğru miktarda ve doğru kalitede iş başına ulaştırılmasıdır. Bunu yöneten bütünsel süreç tedarik zinciri olarak adlandırılır. Zincirin bir halkasındaki aksama, sonraki halkaların çalışmasını geciktirir; bu yüzden malzeme planlaması yalnızca satın alma memurunun değil, bütün birimlerin ortak sorumluluğudur.

1. Tedarik zincirinin halkaları

1. Talep halkası: Proje dosyasından, teknik şartnameden ve geçmiş dönem tüketim kayıtlarından gerekli malzeme miktarları belirlenir.
2. Planlama halkası: Miktar, termin ve ihtiyaç tarihleri ana programa bağlanır; hangi kalemin ne zaman şantiyeye gideceği yazılır.
3. Satın alma halkası: Tedarikçi araştırması, teklif karşılaştırması, sipariş formu düzenlenmesi ve sözleşme aşaması yürütülür.
4. Depo halkası: Gelen mal mal kabul kontrol listesine göre sayılır, tartılır, ölçülür, stok kartına işlenir ve yerleştirilir.
5. Sevkiyat halkası: Pazar günleri, araç durumu ve teslim programı izlenerek mal şantiyeye taşınır.
6. Montaj halkası: Şantiye deposunda teslim alınan mal, kurulum sırasına göre tüketilir ve kalan miktar günlük olarak bildirilir.

Mal kabul kontrol listesi

• İrsaliye ile sipariş numarasının ve sipariş edilen miktarın karşılaştırılması
• Malzemenin cins, ölçü, marka ve teknik şartnameye uygunluğunun kontrolü
• Adet, uzunluk ve ağırlık ölçümlerinin yapılması, ölçü toleransının değerlendirilmesi
• Ambalaj, hasar, kırılma ve rutubet kontrolü ile hasarlı ambalajların ayrılması
• Numune alınması gereken kalemlerde laboratuvar sonucu beklenmesi
• Mal kabul fişinin düzenlenmesi, kabul edilen miktarların stok kartına işlenmesi
• Reddedilen malın iade listesine eklenmesi ve eksiklerin tedarikçiye yazılı bildirilmesi

2. Talep tahmini yöntemleri

Talep tahmini, gelecekte ne kadar malzeme tüketileceğini önceden kestirmektir. En sık kullanılan iki yöntem şunlardır.

Ortalamanın yüksek çıkması emniyet stoğunu gereksiz büyütür, düşük çıkması ise mal kıtlığına ve montaj gecikmesine yol açar. Bu nedenle hesap sonucu proje programıyla karşılaştırılarak gözden geçirilmelidir.

3. Emniyet stoğu, stok kartı ve sipariş

Emniyet stoğu, tedarik süresi boyunca beklenmeyen artışları karşılamak üzere normal ihtiyacın üzerinde tutulan miktardır. Temel stok günlük ortalama talep ile tedarik süresinin çarpımıdır; emniyet stoğu ise temel stok üzerinden yüzde olarak hesaplanır. Emniyet yüzdesi, tedarikçinin termin güvenilirliğine ve tüketim dalgalanmasına göre belirlenir.

Stok kartı, bir malzemenin cins, birim, giriş miktarı, çıkış miktarı, kalan miktar ve hareket tarihini gösteren temel depo kaydıdır. Her giriş ve çıkış hareketi kartın üzerine işlenir. Sipariş miktarı, dönem talebine emniyet stoğu eklenip eldeki stok düşülerek bulunur. Sipariş formu ise sipariş verilen kalemin adı, kodu, miktarı, birimi, teslim tarihi, teslim yeri ve varsa teknik şartname bilgisini içerir.

4. Tedarikçi seçimi, termin takibi ve stok ölçümleri

Tedarikçi seçiminde teknik uygunluk, teslim süresi, kalite belgeleri, sipariş karşılama kapasitesi, sorun çözme hızı ve belge düzeni araştırılır. Seçilen tedarikçiyle yazılı sözleşme yapılır; teslim süresi, gecikme durumunda uygulanacak prosedür, ambalaj ve taşıma sorumluluğu, kabul ve iade şartları sözleşmede yer alır. Ana tedarikçinin aksaması hâlinde devreye girecek yedek tedarikçi önceden belirlenir ve iletişim bilgileri dosyada tutulur.

Termin takibi, sipariş tarihi ile taahhüt edilen teslim süresinin karşılaştırılmasıdır. Termin tarihi, ihtiyaç tarihinden önce gelmelidir; çünkü mal şantiyeye geldikten sonra kontrol, yerleştirme ve montaj süresi harcanır. Stok devir hızı, dönemde tüketilen malın ortalama stoka bölünmesiyle bulunur ve stoğun kaç kez yenilendiğini gösterir. Stok devir süresi ise dönem gün sayısının devir hızına bölünmesidir.

Fire üretim veya işleme sırasında planlanan biçimde ayrılan miktardır; zayi ise kayıp, kırılma, hırsızlık veya sayım hatası sonucu oluşan beklenmeyen azalmadır. Fire kayıtla izlenir, zayi ise soruşturma gerektirir. Periyodik stok sayımı ile karttaki miktar karşılaştırılır; oluşan fark için düzeltme kaydı düzenlenir ve nedeni yazılı olarak raporlanır.

5. Eldeki mal, proje programı ve malzeme planlaması

Projede öngörülenden fazla mal elde bulunması, planlama hatasının göstergesidir. Elde bulunan malın kullanılması taşıma maliyetini düşürür ve şantiyeye boş araç gönderilmesini önler; ancak miktar fazlası depoda yer ve fire riski yaratır. Bu nedenle eldeki mal ile şantiyeye mal götürme karşılaştırması, miktar ve süre verileri üzerinden yapılmalıdır.

Malzeme planlaması proje programının ayrılmaz parçasıdır. Ana programdaki kritik yola ait işlerin malzeme ihtiyaç tarihleri geriye doğru hesaplanır; tedarik süresi bu tarihlere eklenerek sipariş tarihi bulunur. Böylece gecikme yalnızca satın alma aşamasında değil, planlama aşamasında da önceden görülür. Malzeme planı güncellenmediğinde program ile uygulama arasındaki fark büyür ve düzeltme maliyeti artar.

Mal Kabul Kontrolü ve Malzeme Planlama Adımları

Mal geldiğinde kabul kontrol listesi doldurulur. Kontrol; belge, miktar, etiket, ambalaj ve malzeme cinsi başlıklarında yürütülür. Belge ile gelen malın eşleşmemesi, malın kabul edilmemesi için tek başına yeterli bir gerekçedir.

Malzeme planlaması, proje programı ile yürür. Kritik yoldaki işlerin malzeme ihtiyaç tarihi önceden hesaplanır ve tedarikçiye bu tarih bildirilir. Termin, ihtiyaç tarihinden önce gelmelidir; mal şantiyeye ulaştıktan sonra montaj için ayrıca süre harcanır. Bu fark planlanmazsa montaj bekler.

Günlük Hayattan Bir Örnek

Şantiyeye gelen boru grubunda nominal ölçü doğru, etiket eksikti. Kabul listesinde etiket kontrolü işaretlenmediği için mal depoya alındı; montaj başladığında ölçüler karışmış, saklama alanı yeniden düzenlenmişti. Etiket kontrolü kabulün ayrılmaz bir parçasıdır.

Özet

• Mal kabulünde belge, miktar, etiket ve cins kontrol edilir.
• Malzeme ihtiyaç tarihi programdan çıkarılır.
• Termin ihtiyaç tarihinden önce olmalıdır.
• Malzeme kuru ve etiketli saklanır.
• Sayım ve farklar düzeltme kaydıyla kapatılır.

Sık Yapılan Hatalar

1. Belgeyi kontrol etmeden malı kabul etmek: Faturası olmayan mal stokta kayıt altına alınırsa hem maliyet hem vergi kaydı bozulur. Belge kontrolü kabulün ilk adımıdır.
2. İhtiyaç tarihini hesaplamamak: Termin, montaj başlangıcından sonra öğrenilirse ekipman boşa bekler ve iş kaybı oluşur.
3. Malzeme karışık istiflemek: Aynı ölçüde farklı malzemeler aynı rafta durursa montajda karışma olur; stok kartı ile ayrım gerekir.

Ne Öğreneceğiz

Tesisat işletmelerinde tedarik zincirinin halkalarını, talep tahmini yöntemlerini, emniyet stoğu ve stok kartı uygulamalarını, sipariş verme ve mal kabul süreçlerini, tedarikçi seçimini, termin takibini, stok devir hızını, fire ve zayi hesaplarını, stok sayımı ile malzeme planlamanın proje programıyla ilişkisini birlikte ele alan ders ünitesi. Bu konuda ögrenme çıktıları:

• Tedarik zincirinin talep, planlama, satın alma, depo, sevkiyat ve montaj halkalarını sıralayarak açıklayabilir.
• Ortalama yöntem ile en yüksek-en düşük yöntemini kullanarak dönemlik malzeme ihtiyacını hesaplayabilir.
• Emniyet stoğu, temel stok ve yeniden sipariş noktası kavramlarını formüllerle ilişkilendirebilir.
• Stok kartı, mal kabul kontrol listesi ve sipariş formu üzerinden depo kayıt düzenini kurabilir.
• Tedarikçi seçim ölçütlerini, sözleşme şartlarını ve yedek tedarikçi planını açıklayabilir.
• Teslim süresi, termin takibi, stok devir hızı, fire ve zayi hesaplarını uygulayabilir.
• Elde bulunan mal ile şantiyeye mal götürme seçeneklerini malzeme planlaması açısından karşılaştırabilir.
• Stok sayımı, fark tespiti ve stok düzeltme kayıtlarını uygulayabilir.
• Malzeme planlamanın proje programı ile ilişkisini açıklayabilir.

Ön Bilgi

Bu konuya başlamadan önce temel kavram ve ön koşulları kavramanız yardımcı olacaktır. Konunun çerçevesinde şu kavramlar dikkat ister:

• Tedarik zincirinde gecikme en çok satın alma halkasında değil, malzemenin şantiyeye ulaşmasını bekleyen montaj halkasında pahalıya mal olur.
• Emniyet stoğu, tedarikçinin termin güvenilirliği düşükse ve tüketim dalgalanması büyükse artırılır; güvenilir tedarikçiyle çalışıldığında azaltılabilir.
• Stok kartına giriş ve çıkış hareketi günlük olarak işlenmezse kart, gerçek stok miktarını yansıtamaz ve sayım farkları açıklanamaz hâle gelir.
• Yeniden sipariş noktası, mal stoku tükenmeden önce sipariş verilmesini sağlayan eşik değerdir; temel stokla karıştırılmamalıdır.
• Mal kabulde ölçü toleransı sözleşmede belirtilmeli, ölçüm sonucu irsaliyeye yazılmalı ve sapma halinde tedarikçiye aynı gün bildirilmelidir.
• Fire planlanabilir bir süreç kaybı, zayi ise önlenmesi gereken bir olaydır; ikisi aynı kayıt altında toplanırsa neden analizi yapılamaz.
• Stok devir hızı beklenenden düşükse depoda bağlanan sermaye artar; devir süresi uzadıkça malzemenin değeri kaybı ve kullanılabilirlik riski büyür.
• Yedek tedarikçi, ana tedarikçinin aksaması halinde devreye girecek biçimde önceden tanımlanmalı ve iletişim bilgileri güncel tutulmalıdır.
• Malzeme planı ile proje programı ayrı yürütülürse kritik yoldaki bir işin malzemesi geç gelir ve programdaki denge bozulur.
• Elde bulunan mal, planlama hatasına işaret eder; fazlası için nakliye planı yapılmadan tüketim kararı verilmemelidir.

İleri Örnek

Daha ileri bir uygulama:

Soru: Depoda dönem sonu sayımı yapılmış, stok kartında 340 adet fitings görünürken fiziki sayımda 325 adet bulunmuştur.

1. Kart miktarı ile fiziki miktar karşılaştırılır: 340 ve 325.
2. Fark hesaplanır: 325 − 340 = −15 adet.
3. Farkın zayi olarak kaydedilmesi ve soruşturma başlatılması gerekir.
4. Düzeltme kaydı ile kart bakiyesi fiziki sayıma eşitlenir.

Sonuç/cevap: 15 adetlik fark zayi olarak kaydedilir ve stok kartı 325 adete düzeltilir.

Adım Adım Çözülmüş Örnek

Ortalama yöntemle aylık boru ihtiyacı konusunun adımları:

1. Altı dönemin tüketimleri toplanır: 200 + 250 + 220 + 280 + 300 + 350 = 1600 metre.
2. Toplam, dönem sayısına bölünür: 1600 / 6 = 266,67 metre.
3. Sonuç tam metreye yuvarlanarak 267 metre olarak alınır.
4. Günlük ortalama ihtiyaç 267 / 30 = 8,9 metre olarak hesaplanır.

Karşılaştırma Tablosu

Kendini Dene

Soru: Tesisat işletmesinde tedarik zincirinin halkalarını açıklayın. Planlama halkasının diğer halkalardan ayırt edici özelliği nedir? Mal kabul kontrol listesinin temel maddelerini yazınız.

Örnek cevap: Zincirin halkaları talep, planlama, satın alma, depo, sevkiyat ve montajdır. Planlama halkası miktarı tarihle eşleştirdiği için diğer halkaları yönlendirir. Puanlama anahtarı: 1. Altı halkanın adını doğru sırayla yazma (4 puan) 2. Planlamanın miktar ve tarihi birlikte planladığını belirtme (3 puan) 3. Planlamanın diğer halkaları yönlendirdiğini açıklama (3 puan) 4. Kontrol listesinde en az dört madde yazma (3 puan) 5. Ölçüm, hasar, iade ve stok kartına işleme (2 puan)