Yedek Parça ve Stok Yönetimi

Konu Anlatımı

Stok Türleri ve Amaçları

Servis işletmesinde üç ayrı stok grubu takip edilir: sarf malzemeleri, yedek parçalar ve elde bulunan malzemeler. Sarf malzemesi sürekli tüketilen kalemlerdir; yedek parça ise arıza anında kullanılmak üzere bekletilir. Elde bulunan malzeme ise bir sonraki iş için hazır bulundurulur. Yedek parça stoğu, arıza anında cihazın kısa sürede yeniden çalıştırılmasını ve beklenmeden duruşun kısalmasını sağlar.

Emniyet Stoğu ve Sipariş Noktası

Talep dalgalanmaları ve tedarik gecikmeleri karşısında tüketimin sürmesi için emniyet stoğu tutulur. Emniyet stoğu, günlük talep ile temin süresinin çarpımına bir emniyet katsayısı uygulanarak bulunur. Sipariş noktası ise temin süresi boyunca tüketilecek miktarın üzerine emniyet stoğunun eklenmesiyle hesaplanır. Stok bu noktaya düştüğünde yeni sipariş verilir; böylece malzeme hiç tükenmeden tedariki başlatılır.

• Uzun temin süreli kalemlerde emniyet stoğu daha yüksek tutulur.
• Mevsim yoğunlukları emniyet stoğuna göre düzenlenir.
• Satış maliyeti ile ortalama stok değeri devir hızını gösterir.

Stok Devri ve Bağlanan Sermaye

Stok devir hızı, dönem satış maliyetinin ortalama stok değerine bölünmesiyle bulunur ve stokta bağlanan paranın ne kadar sık geri döndüğünü gösterir. Devir süresi ise dönem gün sayısının devir hızına bölünmesiyle elde edilir. Düşük devir, gereğinden fazla stok tutulduğuna işaret eder. Stokta bekleyen malzeme depo alanı, sigorta ve bağlanan para nedeniyle yıllık gider oluşturur.

Kayıt, Sayım ve Fire

Her malzeme için stok kartı tutulur; kart üzerinde ürün kodu, giriş ve çıkış miktarı, mevcut stok ve açık sipariş bilgisi yer alır. Sayım, kayıtların gerçekle uyumunu denetler; kayıtlı stok ile sayılan stok arasındaki fark yüzde olarak hesaplanır ve kayda geçirilir. Fire kaybı, sipariş miktarı ile fiili kullanılabilir miktar arasındaki farktır; sarf ve fire kayıtları tutulmazsa bu kayıplar görünmez olur.

Depo Düzeni ve Tedarik

Depoda malzemeler etiketlenir; etikette ürün kodu, adı, birimi, raf konumu ve son kullanma bilgisi bulunur. Sık kullanılanlar öne, ağır ve büyük malzemeler alta yerleştirilir. Yanıcı sarf malzemeleri uygun koşullarda ayrı depolanır. Tedarikçi değerlendirmesinde teslim süresi, kalite, fiyat ve bildirim hızı birlikte incelenir; ucuz ama geç veren tedarikçi stok riskini artırır.

Sarf, Yedek Parça ve Elde Bulunan Malzeme Ayrımı

Servis işletmesinde stok üç grupta izlenir. Sarf malzemesi her işte tüketilen (conta, yapıştırıcı, bent); yedek parça arıza anında kullanılan ve stokta tutulan; elde bulunan malzeme ise bir iş için ayrılmış, henüz sarf edilmemiş malzemedir. Bu üçünün ayrı kaydı tutulmazsa emniyet stoğu hesabı bozulur.

Emniyet stoğu, tedarik süresindeki dalgalanmayı karşılamak için tutulan miktardır. Sipariş noktası, günlük tüketim ile tedarik süresinin toplamına emniyet stoğu eklenerek bulunur. Stok devir hızı yüksekse sermaye azalır ama mal kıtlığı riski artar; bu iki değer birlikte değerlendirilir.

Günlük Hayattan Bir Örnek

Bir kış günü çağrı alındığında stokta kullanılan modele uygun pompa yoktu, depoda eski tip bir pompa vardı ve uymadı. Yedek parça listesi, ana cihazların marka ve model bilgisiyle tutulsaydı doğru parça sipariş edilebilirdi; liste yalnız cihaz adıyla tutulduğunda bu bağlantı kurulamıyor.

Özet

• Sarf malzemesi, yedek parça ve elde bulunan malzeme ayrı kaydedilir.
• Emniyet stoğu tedarik süresine göre belirlenir.
• Yedek parça listesinde marka ve model bilgisi bulunur.
• Sayım farkı düzeltme kaydıyla kapatılır.
• Fire kaydı planlanan kayıptan ayrı tutulur.

Sık Yapılan Hatalar

1. Yedek parçayı cihaz adıyla listelemek: Aynı adı taşıyan farklı modeller olabilir; parça takılmayabilir. Marka ve model yazılmalıdır.
2. Sayım farkını sözlü kapatmak: Kart ile fiziki miktar arasındaki fark sözlü çözülemez; düzeltme kaydı düzenlenmelidir.
3. Stok devir hızını tek başına yüksek saymak: Yüksek devir, tedarik süresi uzun sistemde mal kıtlığı demektir; kıtlık riski birlikte değerlendirilmelidir.

Ne Öğreneceğiz

Servis işletmelerinde sarf ve yedek parça stoklarının planlanmasını, sipariş noktası ve emniyet stoğu hesaplarını, sayım ve fire takibini kapsayan uygulamaları ele alır. Bu konuda ögrenme çıktıları:

• Stok türlerini ayırt eder ve kritik malzemeyi belirler.
• Emniyet stoğu ve sipariş noktası hesaplar.
• Stok devir hızı ve stokta kalma süresi değerlerini yorumlar.
• Stok giriş çıkış ve sayım kayıtlarını düzenli tutar.
• Fire ve kullanılmayan stok oranını izleyerek önlem alır.

Ön Bilgi

Bu konuya başlamadan önce temel kavram ve ön koşulları kavramanız yardımcı olacaktır. Konunun çerçevesinde şu kavramlar dikkat ister:

• Sarf ve yedek parça stokları ayrı ayrı izlenir.
• Emniyet stoğu günlük talep, temin süresi ve katsayıyla hesaplanır.
• Sipariş noktasına inildiğinde yeni sipariş verilir.
• Stok kartında giriş, çıkış ve açık sipariş bilgisi tutulur.
• Sayım sonucu kayıtlı stokla karşılaştırılarak fark oranı hesaplanır.
• Süresi geçen malzeme işaretlenir, kullanımdan kaldırılır ve fire kaydı açılır.

İleri Örnek

Daha ileri bir uygulama:

Soru: Kayıtlı stok 250 adet, sayım sonucu 243 adet çıkmıştır.

1. Kayıtlı stok ile sayılan stok karşılaştırılır.
2. Fark adedi bulunur.
3. Fark, kayıtlı stoka bölünerek oranlanır.

Sonuç/cevap: Fark 7 adet; 7 / 250 bölmesi sonucu = yüzde 2,8 fark oranı.

Adım Adım Çözülmüş Örnek

Emniyet Stoğu Hesabı konusunun adımları:

1. Günlük talep temin süresiyle çarpılır.
2. Bulunan değer emniyet katsayısıyla çarpılır.
3. Sonuç emniyet stoğu olarak yazılır.

Karşılaştırma Tablosu

Kendini Dene

Soru: Servis işletmesi için yedek parça stok planı hazırlayınız: stok türlerinin ayrılması, emniyet stoğu ve sipariş noktası hesabı, kritik malzeme seçimi, sayım planı ve tedarik koşullarını sırayla açıklayınız.

Örnek cevap: Puanlama anahtarı: Sarf, yedek parça ve elde bulunan malzemelerin ayrı kayıtta tutulması (4 puan); günlük talep ve temin süresinden emniyet stoğu ile sipariş noktasının hesaplanması (4 puan); sistemi durduran kritik kalemlerin belirlenip önceliklendirilmesi (4 puan); dönemsel sayım ve fark kaydı düzeninin kurulması (4 puan); tedarikçi değerlendirmesiyle temin süresi ve ikame koşullarının seçilmesi (4 puan).