Stok ve Malzeme Yönetimi

Konu Anlatımı

Bu derste ne öğreneceğiz?

Bu derste, bir tesisat işletmesinin malzeme kaynağını nasıl izleyeceğini ve zamanında tedarik edeceğini öğreneceğiz. Stok kartı düzeninin hangi bilgileri taşıması gerektiğini, emniyet stoğu ile yeniden sipariş noktasının nasıl hesaplandığını inceleyeceğiz. Stok devir hızı ve stok devir süresi göstergelerinin birlikte nasıl okunacağını, fire oranı ile sayım farkının neden ayrı ayrı izlendiğini adım adım uygulayacağız. Ayrıca kritik malzeme kavramını, depo düzeninin izlenebilirlik açısından neden yazılı tanımlanması gerektiğini ve elde bulunan süre göstergesinin nasıl bulunduğunu öğreneceğiz.

Ön bilgi

İki kavramı baştan ayırmak gerekir. Stok, elde bulunan miktarın kendisidir ve bir anda ölçülen bir büyüklüktür. Tüketim ise dönem içinde kullanılan miktardır ve bir hız büyüklüğüdür. Yönetim kararı genellikle tüketimden verilir; stok tek başına yeterli bilgi vermez.

İkinci ön bilgi değer kavramıdır. Miktar ile değer farklı ölçümlerdir. Devir hızı ve devir süresi gibi göstergeler değer üzerinden hesaplanır; miktar üzerinden hesaplanırsa farklı fiyatlı malzemeler birbiriyle karşılaştırılamaz.

Üçüncü ön bilgi hareket kaydı kavramıdır. Stok yönetiminin temeli, her giriş ve çıkışın yazılmasıdır. Kayıt tutulmazsa kalan miktar yalnızca tahmindir ve sayım farkının nedeni bulunamaz.

Stok ve Malzeme Yönetimi

Stok yönetimi, işletmenin malzeme kaynağını izlemeyi ve zamanında tedarik etmeyi sağlayan çalışmalar bütünüdür. Tesisat işinde kullanılan her malzeme, işin durmasına yol açabilecek ölçüde önemlidir; conta macunu ya da bağlantı parçası eksik olduğunda montaj yarıda kalır.

Stok Kaydı ve Takip Düzeni

Her malzeme için bir stok kartı açılır ve kart üzerinde malzemenin adı, kodu, ölçü birimi, giriş ve çıkış hareketleri ile kalan miktar bulunur. Hareketler, işin yapıldığı gün içinde yazılır. Kayıt geciktirildiğinde stok tablosu gerçektekinden farklı bir tablo gösterir ve sipariş kararı yanlış verilir.

• Sayım dönemsel yapılır, çıkan fark yazıya geçirilir.
• Raf konumu ve ambalaj etiketi kart bilgisiyle eşleştirilir.
• Emniyet stoğu, malzemenin kritikliğine göre belirlenir.
• Giriş ve çıkış kaydı sipariş belgesiyle karşılaştırılır.

Emniyet Stoğu ve Yeniden Sipariş Noktası

Emniyet stoğu, teslim gecikmesi hâlinde tüketimin devam etmesini sağlayan tampon miktardır. Yeniden sipariş noktası ise günlük tüketimin, tedarik süresi ile emniyet payının toplamı kadar olanıdır. Stok bu noktaya indiğinde yeni sipariş verilir; böylece malzeme hiçbir zaman kritik seviyenin altına düşmez.

Stok Devir Hızı ve Stok Devir Süresi

Stok devir hızı, dönem içinde tüketilen malzeme değerinin ortalama stok değerine oranıdır. Stok devir süresi ise yıldaki gün sayısının bu hıza bölünmesiyle bulunur ve stoğun kaç gün yeteceğini gösterir. Süre uzadıkça depo o kadar fazla malzeme taşır ve o kadar çok kaynak bağlar.

Fire ve Sayım Farkı

Fire, malzeme depoda beklerken ya da taşınırken oluşan kayıptır; fire oranı, fire eden miktarın dönem girişine oranıdır. Sayım farkı ise sayılan miktar ile kayıttaki miktar arasındaki farktır. Farkın yönü mutlaka yazılır: sayılan miktar az ise fark eksik olarak kaydedilir.

Kritik Malzeme ve Tedarik Süresi

Kritik malzeme, eksikliği işin durmasına yol açan kalemdir. Bu malzemede tedarik süresi uzunsa emniyet stoğu yüksek tutulur ve sipariş daha erken bildirilir. Seyrek tüketilen, ikmali kolay malzemelerde ise daha uzun sipariş aralığı seçilerek depo yükü hafifletilir.

Depo Düzeni ve İzlenebilirlik

Depo düzeni yazılı olarak tanımlanır; sık kullanılan malzeme girişe yakın, ağır malzeme alt raflara yerleştirilir. Etiketi olmayan boş ambalaj ve hurda fire olarak kaydedilir. Böylece her malzemenin hareketi, sorumlusu ve gerekçesi izlenebilir hâle gelir.

Stok yönetimi yalnızca depoyla sınırlı değildir; satın alma, iş emri ve sevkiyat adımlarıyla birlikte düşünüldüğünde kaynak kullanımı ölçülebilir hâle gelir. Kaydı tutulmayan malzeme, sonradan araştırılması çok zor bir belirsizlik kaynağıdır.

Dört Büyüklüğün Birlikte Okunması

Stok yönetiminin sayısal omurgası dört büyüklüktür ve bunlar birbirine bağlıdır. Günlük tüketim, tüketim hızıdır. Emniyet stoğu, bu hızın belirsizlik karşısında kaç gün devam edeceğini gösterir. Yeniden sipariş noktası, stoğun hangi miktara düşünce sipariş verileceğini gösterir. Stok devir süresi ise mevcut stoğun kaç gün yeteceğini söyler.

Dördü şu ilişkiyle bağlıdır:

• Emniyet stoğu = günlük tüketim × emniyet gün sayısı
• Yeniden sipariş noktası = günlük tüketim × (tedarik süresi + emniyet gün sayısı)
• Stok devir hızı = dönem tüketilen değer ÷ ortalama stok değeri
• Stok devir süresi = 365 ÷ stok devir hızı

Yeniden sipariş noktası, emniyet stoğundan daima büyüktür; çünkü içinde tedarik süresi de vardır. Tedarik süresi uzunsa sipariş noktası yükselir ve stok yükü artar. Bu, uzun tedarik süreli kritik malzemelerde emniyet stoğunun neden yüksek tutulması gerektiğini açıklar.

Devir süresi ise ters yönde çalışır. Devir hızı arttıkça devir süresi azalır. Çok yüksek devir hızı, stoğun elde hiç kalmadığı anlamına gelir ve tedarik gecikmesinde işi durdurur. Çok düşük devir hızı ise sermayenin hareketsiz malzemeye bağlanmasıdır. Dengeli bir devir süresi, tedarik süresine yakın değerdedir.

Basit örnek

Bir işletmede günlük ortalama tüketim 20 adet, emniyet gün sayısı 5 gün olarak belirlenmiştir. Emniyet stoğu, günlük tüketim ile emniyet gün sayısının çarpımıdır: 20 × 5 = 100 adet bulunur.

İkinci örnekte tedarik süresi 7 gün'dür. Yeniden sipariş noktası, günlük tüketimin (tedarik süresi + emniyet gün sayısı) ile çarpılmasıdır: 20 × (7 + 5) = 20 × 12 = 240 adet. Bu miktara düşünce sipariş verilir.

Üçüncü örnekte devir hızı hesaplanır. Dönem içinde tüketilen malzeme değeri 600000 birim, ortalama stok değeri 50000 birim'dir. Devir hızı: 600000 ÷ 50000 = 12. Yani dönem başına stok 12 kez yenilenmiştir.

Dördüncü örnekte devir süresi bulunur: 365 ÷ 12 = 30,4 gün. Mevcut stok ortalama 30 günlük tüketimi karşılayabilir.

İleri örnek

Bir tesisat işletmesinin yıllık stok verileri şöyledir:

• Dönem içinde tüketilen malzeme değeri: 600000 birim.
• Başlangıç stok değeri: 40000 birim.
• Bitiş stok değeri: 60000 birim.
• Dönem giriş miktarı: 1200 adet.
• Fire eden miktar: 36 adet.
• Sayılan miktar: 592 adet, kayıttaki miktar 600 adet.
• Günlük tüketim: 20 adet, tedarik süresi 7 gün, emniyet gün sayısı 5 gün.
• Mevcut stok: 600 adet.

Bu verilerden yedi değer hesaplanır. Ortalama stok, başlangıç ve bitiş değerlerinin aritmetik ortalamasıdır. Stok devir hızı, tüketilen değerin ortalama stoka bölünmesiyle bulunur. Stok devir süresi, yıldaki gün sayısının devir hızına bölünmesiyle bulunur. Fire oranı, fire eden miktarın dönem girişine bölünmesiyle bulunur. Sayım farkı, sayılan miktar ile kayıttaki miktar arasındaki farktır. Elde bulunan süre, mevcut stoğun günlük tüketime bölünmesiyle bulunur. Yeniden sipariş noktası ise günlük tüketimle (tedarik süresi + emniyet gün sayısı) çarpımıdır.

Adım adım çözülmüş örnek

Soru: Yukarıdaki işletme için ortalama stok değerini, stok devir hızını, stok devir süresini, fire oranını, sayım farkını, elde bulunan süreyi ve yeniden sipariş noktasını hesaplayınız. Elde bulunan süre yeniden sipariş noktasından büyükse sipariş verilir mi?

Adım 1 — Ortalama stok değeri. Başlangıç ve bitiş değerleri toplanır: 40000 + 60000 = 100000 birim. İkiye bölünür: 100000 ÷ 2 = 50000 birim. Bu değer, dönem boyunca ortalama stuktur.

Adım 2 — Stok devir hızı. Pay, dönem tüketilen değerdir: 600000 birim. Payda, ortalama stok değeridir: 50000 birim. Bölme: 600000 ÷ 50000 = 12. Sonuç, yılda 12 kez yenilenen bir stok gösterir.

Adım 3 — Stok devir süresi. Yıldaki gün sayısı 365'tir. Devir hızı 12'ye bölünür: 365 ÷ 12 = 30,42. Sonuç 30,4 gündür. Mevcut stok ortalama 30 günlük tüketimi karşılar.

Adım 4 — Fire oranı. Pay, fire eden miktardır: 36 adet. Payda, dönem giriş miktarıdır: 1200 adet. Bölme: 36 ÷ 1200 = 0,03. Yüzde olarak %3 bulunur.

Adım 5 — Sayım farkı. Sayılan miktar 592 adet, kayıttaki miktar 600 adettir. Fark, sayılan ile kayıttaki arasındadır: 592 − 600 = −8 adet. Mutlak değer 8 adettir. Eksi işaret, depoda kayıttan az malzeme bulunduğunu gösterir.

Adım 6 — Elde bulunan süre. Pay, mevcut stok miktarıdır: 600 adet. Payda, günlük tükettir: 20 adet. Bölme: 600 ÷ 20 = 30 gün. Elde bulunan süre 30 gündür.

Adım 7 — Yeniden sipariş noktası. Günlük tüketim 20 adettir. Tedarik süresi 7 gün, emniyet gün sayısı 5 gün. Parantez içi toplam: 7 + 5 = 12 gün. Çarpım: 20 × 12 = 240 adet bulunur.

Adım 8 — Sipariş kararı. Mevcut stok 600 adet, yeniden sipariş noktası 240 adettir. 600 > 240 olduğu için stok eşiğin üzerindedir; sipariş gerekmez. Verilecek sipariş miktarı, gereken maksimum stoka (emniyet stoğu 20 × 5 = 100 adet ile 240 adet arası bir hedef) ve mevcut stok arasındaki farktan hesaplanır.

Adım 9 — Denetim. Yedi sonuç üç farklı birimdedir: birim, gün ve adet. Stok devir hızı (12) birimsiz bir sayıdır, devir süresi (30,4) gündür, fire oranı (%3) yüzdedir. Sayım farkı ise adettir ve işaretlidir. Tabloyu okurken bu dört farklı türün karıştırılmaması, stok yönetimi raporunda birim hatasının önlenmesini sağlar.

Kavram karşılaştırma tablosu

Tabloyu okurken şu ayrım önemlidir: stok devir süresi yıl bazlı bir ortalamadır, elde bulunan süre ise bugünkü miktardan hesaplanan anlık değerdir. İkisi farklı sorulara yanıt verir. Yeniden sipariş noktası ise bir eşik değerdir ve emniyet stoğudan daima büyüktür; çünkü içinde tedarik süresi de bulunur.

Sık Yapılan Hatalar

• Devir hızını miktar üzerinden hesaplamak. Farklı birim fiyatlı malzemeleri karşılaştırmak için değer kullanılır. Miktar kullanılırsa pahalı ve ucuz kalemler eşit görünür.
• Emniyet stoğunu günlük tüketimle çarpmadan belirlemek. Emniyet stoğu, tüketim hızı ile sürenin çarpımıdır; süre yazılmazsa değer keyfî kalır.
• Yeniden sipariş noktasını emniyet stoğuna eşitlemek. Nokta, emniyet stoğundan daima büyüktür; içinde tedarik süresi de vardır. Eşitlenirse malzeme sipariş edilmeden biter.
• Sayım farkını giderip nedenini aramamak. Fark kapatılırsa kayıp görünmez; farkın tekrarı hırsızlık ya da kayıt hatası olabilir.
• Fire ile sayım farkını aynı kalemde göstermek. Fire depoda oluşan kayıptır, sayım farkı ise kayıtla gerçeğin uyuşmazlığıdır. İkisi farklı nedenlerden doğar.
• Kritik malzemede emniyet stoğunu düşük tutmak. Uzun tedarik süreli kritik kalemde düşük emniyet stoğu, tedarik gecikmesinde işin tamamen durmasına yol açar.
• Hareket kaydını gün sonuna bırakmak. Kayıt aynı gün içinde yazılmazsa hangi malzemenin nereye gittiği bulunamaz.
• Etiketsiz boş ambalajı stoğa saymamak ve kaydına da almamak. Kayıt dışı bırakılan ambalaj, sonradan fire gibi görünür ve fire nedeni bulunamaz.

Özet

Stok yönetiminin sayısal omurgası dört büyüklüktür: stok devir hızı, stok devir süresi, emniyet stoğu ve yeniden sipariş noktası. Her malzeme için stok kartı açılır; kartta malzemenin adı, kodu, ölçü birimi, giriş ve çıkış hareketleri ile kalan miktar bulunur ve hareketler işin yapıldığı gün içinde yazılır. Emniyet stoğu, günlük ortalama tüketim ile emniyet gün sayısının çarpımıdır; günlük 20 adet ve 5 gün için 20 × 5 çarpımı 100 adet verir. Yeniden sipariş noktası, günlük tüketimin tedarik süresi ile emniyet gün sayısının toplamıyla çarpılmasıdır; günlük 20 adet, tedarik süresi 7 gün ve emniyet 5 gün için 20 × (7 + 5) çarpımı 240 adet verir. Yeniden sipariş noktası emniyet stoğundan daima büyüktür, çünkü içinde tedarik süresi de vardır. Stok devir hızı, dönem içinde tüketilen malzeme değerinin ortalama stok değerine bölünmesiyle bulunur. Ortalama stok, başlangıç ve bitiş stok değerlerinin aritmetik ortalamasıdır; 40000 ve 60000 birim için 40000 + 60000 ÷ 2 işlemi 50000 birim verir. 600000 birimlik tüketimin 50000 birimlik ortalama stok değerine bölünmesi devir hızını 12 verir. Stok devir süresi, yıldaki gün sayısının devir hızına bölünmesiyle bulunur; 365 ÷ 12 bölmesi 30,4 gün verir. Fire oranı, fire eden miktarın dönem giriş miktarına bölünmesiyle bulunur; 36 ÷ 1200 bölmesi yüzde 3 verir. Sayım farkı, sayılan miktar ile kayıttaki miktar arasındaki farktır; 592 ile 600 adedin farkı eksi 8 adettir ve mutlak değeri 8 adettir. Elde bulunan süre, mevcut stoğun günlük tüketime bölünmesiyle bulunur; 600 ÷ 20 bölmesi 30 gün verir. Mevcut stok 600 adet, yeniden sipariş noktası 240 adet olduğunda stok eşiğin üzerindedir ve sipariş gerekmez. Devir hızı birimsiz bir sayı, devir süresi ve elde bulunan süre gün, fire oranı yüzde, sayım farkı ise adet cinsindendir; dört tür raporda birbirinden ayrı gösterilir. Kritik malzeme, eksikliği işin durmasına yol açan kalemdir ve tedarik süresi uzunsa emniyet stoğu yüksek tutulur.

Kendini dene

1. Günlük ortalama tüketim 20 adet, emniyet gün sayısı 5 gün ise emniyet stoğu kaç adettir?
2. Günlük tüketim 20 adet, tedarik süresi 7 gün, emniyet gün sayısı 5 gün ise yeniden sipariş noktası kaç adettir?
3. Başlangıç stok değeri 40000 birim, bitiş stok değeri 60000 birim ise ortalama stok değeri kaç birimdir?
4. Dönemde tüketilen malzeme değeri 600000 birim, ortalama stok değeri 50000 birim ise stok devir hızı kaçtır?
5. Stok devir hızı 12 ise stok devir süresi kaç gündür (yıl 365 gün alınsın)?
6. Dönem giriş miktarı 1200 adet, fire eden miktar 36 adet ise fire oranı yüzde kaçtır?
7. Sayılan miktar 592 adet, kayıttaki miktar 600 adet ise sayım farkı kaç adettir ve yönü nedir?
8. Mevcut stok 600 adet, günlük tüketim 20 adet ise elde bulunan süre kaç gündür ve bu süre yeniden sipariş noktasından büyük müdür?