Bütçe ve Maliyet Takibi

Konu Anlatımı

Maliyet Takibi Nedir

Maliyet takibi, bir işletmenin gelir ve giderlerini yazılı ve düzenli biçimde kaydederek planlanan ile gerçekleşen arasındaki farkı izlemesidir. Tesisat servis işletmesinde maliyet bilgisi olmadan fiyat verilirse kâr kaybı ya da zarar gösterilmesi kaçınılmazdır. Takip, dönemsel olarak yapılır ve her ay kapatılan bir dönem disipliniyle yürür.

Gider Kalemleri

Başlıca gider kalemleri; işçilik, malzeme, ekipman kullanımı, yol ve günlük gider, sarf malzemesi, bakım ve taşeron gideridir. İşçilik gideri ekip büyüklüğü ve çalışma süresiyle, malzeme gideri ise tüketim miktarıyla ilişkilidir. Yol günlüğü, ekibin sahada geçirdiği sürenin bir maliyet karşılığıdır ve ihmal edilmemelidir. Ekipman gideri, ekipmanın kullanım süresi üzerinden hesaplanır.

Marjlar ve Fiyatlandırma

Katkı marjı, satış fiyatından değişken maliyet çıkarılıp satış fiyatına bölünerek bulunur ve her birim işin ne kadarının değişken gideri karşıladığını gösterir. Kâr marjı ise kârın satış hasılatına oranıdır. Teklif fiyatı hazırlanırken önce maliyet hesaplanır, üzerine işin riski ve piyasa koşulları değerlendirilerek kâr payı eklenir.

• Birim maliyet, toplam maliyetin tamamlanan iş miktarına bölünmesiyle bulunur.
• Sabit gider, iş hacmi arttıkça birim başına düşer.
• Fire kaybı maliyeti ayrıca izlenir.

Bütçe Sapması ve Analiz

Bütçe sapması, gerçekleşen ile planlanan arasındaki farkın plana göre oranıdır; artış yönündeyse maliyet baskısı, azalış yönündeyse planlama hatası ya da eksik kayıt söz konusu olabilir. Sapmanın nedeni mutlaka yazılır. İlerleme oranıyla yapılan hesaplama, bir işin bitirilinceye kadar ne kadar maliyet beklenmesi gerektiğini önceden gösterir ve nakit planlamasında kullanılır.

Raporlama ve Karar

Maliyet raporunda; dönem, iş miktarı, planlanan ve gerçekleşen tutarlar, sapma, sapmanın nedeni ve önerilen önlem yer alır. Yönetim için değerli olan kısım sapmanın nedeni ve alınacak önlemdir. Sapma belirlenen sınırı aşarsa bütçe revize edilir. Maliyet verisi, fiyatlandırma, ekip büyüklüğü ve stok kararlarında temel ölçüt olarak kullanılır.

Maliyet Takibi ve Marj Hesabı

Maliyet takibi, planlanan ile gerçekleşen arasındaki farkın düzenli olarak izlenmesidir. Tek işin maliyeti dört kalemden oluşur: malzeme, işçilik, ulaşım ve ekipman gideri. Bu kalemler yazılmazsa fiyat tahminle yapılır ve kâr, tahmin edilenden farklı çıkar.

Fiyatlandırmada marj maliyetin üzerine eklenir. Marj oranı yükseldikçe kâr payı artar; ancak yüksek marjlı işler her zaman tercih edilmez, çünkü kabul ihtimali düşer. Marj ile rekabet dengesi işin niteliğine göre kurulur.

Günlük Hayattan Bir Örnek

Uzakta tek kolonlu bir iş aldı, ancak ulaşım günü iki, iş saati yarım gün hesaplanmıştı. Maliyet kaydında bu iki kalem yazılsaydı zarar, iş teslim edildikten sonra değil, teklif aşamasında fark edilirdi.

Özet

• Maliyet dört kalemden oluşur: malzeme, işçilik, ulaşım, ekipman.
• Fire ve mesafe maliyete eklenir.
• Fiyat, maliyet üzerine marj eklenerek bulunur.
• Bütçe sapmasının yönü ve nedeni yazılır.
• Sapma, sonraki tekliflerin maliyet modeline işlenir.

Sık Yapılan Hatalar

1. Yalnızca malzeme maliyetini yazmak: Ulaşım ve ekipman gideri görülmezse kârlı görünen iş zararla biter. Her kalem yazılmalıdır.
2. Marjı maliyet içinden düşmek: Marj eklenir, düşülmez. Yanlış sıralama, hedef kârın altında kalmaya yol açar.
3. Sapmayı açıklamamak: Sapma yalnızca yazıldığında önlem üretmez. Farkın nedeni yazılmalıdır.

Ne Öğreneceğiz

Tesisat servis işletmesinde gider kalemlerini sınıflandıran, planlanan ile gerçekleşen maliyeti karşılaştıran, sapmaları analiz ederek fiyatlandırma ve kârlılık kararlarını destekleyen süreçleri ele alır. Bu konuda ögrenme çıktıları:

• Gider kalemlerini sınıflandırır ve maliyet bileşenlerini tanır.
• Birim maliyet, katkı marjı ve kâr marjı hesaplar.
• Bütçe sapmasını hesaplayıp nedenlerini analiz eder.
• İlerleme oranından yararlanarak tahmini toplam maliyeti bulur.
• Maliyet verisini fiyatlandırma ve kaynak planlaması kararlarında kullanır.

Ön Bilgi

Bu konuya başlamadan önce temel kavram ve ön koşulları kavramanız yardımcı olacaktır. Konunun çerçevesinde şu kavramlar dikkat ister:

• Maliyet takibi iş, dönem ve tutar bilgisiyle kayda geçirilir.
• Planlanan ve gerçekleşen maliyet her ay karşılaştırılır.
• Sapmanın nedeni yazılmadan önlem alınamaz.
• Yol günlüğü maliyet bileşeni olarak eklenir.
• Birim maliyet, iş miktarıyla bölünerek hesaplanır.
• Sabit gider artan iş hacmıyla birim başına düşer.

İleri Örnek

Daha ileri bir uygulama:

Soru: Yıllık 4000 birimlik malzeme alımında yüzde 10 fire kaybı yaşanmıştır.

1. Malzeme maliyeti ve fire oranı yazılır.
2. Maliyet, fire oranıyla çarpılır.
3. Bulunan kayıp maliyet olarak rapora eklenir.

Sonuç/cevap: 4000 x 0,10 çarpımı sonucu = 400 birim fire kaybı.

Adım Adım Çözülmüş Örnek

Bütçe Sapması konusunun adımları:

1. Gerçekleşen maliyetten planlanan maliyet çıkarılır.
2. Bulunan fark planlanan maliyete bölünür.
3. Yüzde sonuç sapma olarak yazılır.

Karşılaştırma Tablosu

Kendini Dene

Soru: Tesisat servis işletmesinde aylık maliyet takibi sürecini yazınız: gider kalemlerinin sınıflandırılması, iş bazında maliyet toplama, planla karşılaştırma, sapma analizi ve raporlama adımlarını sırayla açıklayınız.

Örnek cevap: Puanlama anahtarı: Gider kalemlerinin işçilik, malzeme, ekipman, yol günlük ve sarf olarak sınıflandırılması (4 puan); her iş için maliyet toplama formunun doldurulması (4 puan); birim maliyetin hesaplanması (3 puan); planlanan ile gerçekleşenin karşılaştırılması ve sapma oranının çıkarılması (4 puan); sapma nedenlerinin yazılı belirtilip raporun yönetime sunulması (5 puan).