Sözleşme Yönetimi ve Ticari Belgeler

Konu Anlatımı

Sözleşme Kavramı ve Türleri

Sözleşme, iki veya daha fazla kişinin karşılıklı hak ve borçlarını belirleyen, hukuken bağlayıcı anlaşmadır. Ticari hayatta satış sözleşmesi, hizmet sözleşmesi, taşeronluk sözleşmesi ve aracılık sözleşmesi sıkça kullanılır. Her sözleşmenin konusu, tarafları, süresi ve bedeli açıkça yazılmalıdır.

Sözleşmede belirsizlik bırakılması, ileride uyuşmazlığa yol açar. Bu nedenle nitelik, miktar, teslim süresi, ödeme koşulu ve gecikme hâlinde uygulanacak yaptırımlar yazılı olarak tanımlanır. Sözleşme, tarafların yetkili temsilcileri tarafından imzalanarak yürürlüğe girer.

Teklif Süreci

Teklif, bir talebe karşılık sunulan fiyat ve koşul dokümanıdır. Teklif hazırlanırken müşterinin istediği ölçü, malzeme, işlem ve teslim tarihi netleştirilir. Ardından maliyet hesabı yapılarak fiyat ve geçerlilik süresi belirlenir.

Teklif, kesin teklif veya yaklaşık teklif olabilir. Yaklaşık teklifte nihai fiyat için ön görüşme yapıldığı, kesin teklifte ise fiyatın kesinleştiği belirtilir. Teklif yazılı ve numaralı olmalı, kim tarafından hazırlandığı kaydedilmelidir.

Sipariş ve Teslim

Sipariş, müşterinin teklifi kabul ettiğini bildiren ve üretim planına giren belgedir. Siparişte sipariş numarası, sipariş tarihi, ürün cinsi, miktarı, teslim tarihi ve birim fiyat yer alır. Sipariş onaylandıktan sonra üretim planına aktarılır.

Teslimde sevk iradesi, irade sayısı ile gönderilen miktar karşılaştırılır. Uyumsuzluk varsa sevk hemen durdurulur ve düzeltilir. Teslim tarihi geldiğinde ürün hazır değilse müşteriye bilgi verilir; gecikme nedeni yazılı olarak bildirilmelidir.

Ticari Belgeler

Ticari belgeler arasında teklif, sipariş, irade sayısı, irade faturası, teslim makbuzu ve kredi notu sayılır. Belge üzerinde düzenleyen ve düzenlenen tarafın unvanı, adresi, vergi bilgileri, belge numarası ve tarihi bulunur. Belge numaraları eşsiz ve sıralı olmalıdır.

Belge düzenlenirken matematiksel tutarlılık ve bilgi tutarlılığı kontrol edilir. Siparişteki miktar ile irade sayısındaki miktar, irade sayısındaki miktar ile faturanın miktarı eşleşmelidir. Uyumsuzluk defter-i kayıtlarında sorun çıkarır.

Belge Kontrolü ve Arşivleme

Belgeler düzenlendikten sonra ikinci bir kişi tarafından kontrol edilir. Kontrol; tutar, vergi oranı, miktar, tarih ve taraf bilgileri üzerinden yapılır. Hatalı belge düzenlenmişse iptal işlemi uygulanır, silinmez.

Belgeler tarih sırasına göre numaralandırılarak saklanır. Arşivde belgeyi düzenleyen, onaylayan ve saklayan kişiler kayıt altına alınır. Bu kayıt, sonradan yapılacak incelemelerde belge akışının izlenmesini sağlar.

Ne Öğreneceğiz

İşletmelerde sözleşme hazırlanması, ticari belge düzenlenmesi, teklif ve sipariş süreçlerinin yürütülmesi ile belge kontrolünün anlatıldığı konudur. Bu konuda ögrenme çıktıları:

• Sözleşme türlerini ve unsurlarını açıklar
• Teklif hazırlama sürecini adımlarıyla uygular
• Sipariş ve teslim süreçlerini takip eder
• Ticari belgelerdeki hataları ayırt eder
• Belge kayıt ve arşivleme kurallarını açıklar

Ön Bilgi

Bu konuya başlamadan önce temel kavram ve ön koşulları kavramanız yardımcı olacaktır. Konunun çerçevesinde şu kavramlar dikkat ister:

• Sözleşmede nitelik, miktar, süre ve bedel açıkça tanımlanmalıdır.
• Yaklaşık teklif kesin fiyat içermez, kesin teklif fiyatı kesinleştirir.
• Teklifte geçerlilik süresi belirtilmelidir.
• Sipariş numarası ve tarihi üretim planının izlenebilirliği için şarttır.
• Sevk miktarı sipariş miktarıyla karşılaştırılmalıdır.
• Belge iptal işlemiyle düzeltilir, silinmez.
• Her belgenin düzenleyen ve onaylayan kişisi kayıt altına alınmalıdır.

Basit Örnek ve Günlük Yaşam

Günlük yaşamda ve mesleki bağlamda bir uygulama:

Soru: Birim fiyatı 850 birim olan bir üründen 120 adet teklif hazırlanmıştır. Brüt tutar kaç birimdir?

1. Birim fiyat ile miktar çarpılır.
2. 850 × 120 işlemi yapılır.
3. Brüt tutar 102000 birim bulunur.

Sonuç/cevap: Brüt tutar 102000 birimdir.

İleri Örnek

Daha ileri bir uygulama:

Soru: Liste fiyatı 1200 birim olan bir ürün için %15 indirim uygulanmıştır. İndirimli fiyat kaç birimdir?

1. İndirim tutarı hesaplanır: 1200 × 0,15 = 180 birim.
2. İndirim tutarı fiyattan çıkarılır: 1200 − 180 = 1020 birim.
3. Sonuç 1020 birim bulunur.

Sonuç/cevap: İndirimli fiyat 1020 birimdir.

Adım Adım Çözülmüş Örnek

Teklif tutarı hesabı konusunun adımları:

1. Birim fiyat ile miktar çarpılır.
2. 850 × 120 işlemi yapılır.
3. Brüt tutar 102000 birim bulunur.

Karşılaştırma Tablosu

Sık Yapılan Hatalar

Sipariş ile sevk miktarını karşılaştırmamak: Sevk miktarı sipariş miktarından az olduğunda eksik mal sorunu geç fark edilir.

Hatalı belgeyi silmek: Belge iptal işlemiyle düzeltilir; silinirse defter kayıtları ile fiziki belgeler arasındaki bağ kopar.

Teklifte geçerlilik süresi yazmamak: Süre belirtilmezse teklifin ne zaman geçersiz sayılacağı belirsizleşir.

Taslak belgeyi onaysız göndermek: Onay zinciri atlanan belgelerde tutar hatası üretim ve muhasebe kayıtlarına yansır.

Özet

Sözleşme, tarafların hak ve borçlarını yazılı olarak belirleyen bağlayıcı anlaşmadır; nitelik, miktar, süre ve bedel açıkça tanımlanmalıdır. Teklif süreci talebin netleştirilmesi, maliyet hesabı ve fiyatın geçerlilik süresiyle belirlenmesiyle yürür; yaklaşık teklif fiyatı kesinleştirmez. Sipariş, sipariş numarası ve teslim tarihiyle üretim planına girer, sevk miktarı siparişle karşılaştırılır. Ticari belgelerde tutar, miktar, tarih ve taraf bilgilerinin tutarlı olması gerekir. Örneklerde 850 × 120 = 102000 birimlik teklif tutarı, %20 oranıyla 45000 birim matrah üzerinden 9000 birim vergi ve 54000 birim toplam, 500 adetlik siparişte 495 adetlik sevkte 5 adet eksik ve 37 ÷ 40 ile %92,5 zamanında teslim oranı hesaplanmıştır. Hatalı belgeler iptal edilerek düzeltilir, silinmez.

Kendini Dene

Soru: Yönerge: Bir müşteri için teklif hazırlıyorsun. Teklif hazırlama sürecini dört adımda anlat, teklifte bulunması gereken dört bilgiyi yaz ve teklifin siparişe dönüşmesinde hangi koşulların sağlanması gerektiğini açıkla.

Örnek cevap: Puanlama anahtarı: Talebin netleştirilmesi, maliyet hesabı, fiyat ve geçerlilik süresinin belirlenmesi, teklifin yazılı ve numaralı düzenlenmesi adımlarının sıralanması 5 puan; konu, nitelik, miktar, teslim tarihi ve fiyat bilgilerinin yazılması 4 puan; siparişin alınması, sipariş numarasının verilmesi ve üretim planına aktarılması koşullarının yazılması 4 puan; teklif ile sipariş arasındaki farkın belirtilmesi 2 puan. Toplam 15 puan.