Proje ve Süreç Yönetimi

Konu Anlatımı

Proje ve Süreç Yönetimi

İşletmede tekrar eden işler süreç, belirli bir başlangıç ve bitiş noktası olan, kendine özgü hedefi olan işler ise proje olarak adlandırılır. Kapasite artışı, yeni bir ürün hattının devreye alınması, atölye taşınması veya yeni bir makine kurulumu projeye örnektir. Proje yönetiminin temel amacı, hedefi belirlenen süre ve bütçe içinde gerçekleştirmektir.

Proje Yönetim Aşamaları

• Tanımlama: problem, kapsam ve başarı ölçütü yazılı hâle getirilir.
• Planlama: görevler, kaynaklar, süreler ve maliyetler belirlenir.
• Uygulama: işler planlandığı gibi yürütülür, sorunlar anında raporlanır.
• Kontrol: ölçülen ilerleme planla karşılaştırılır, sapmalar yönetilir.
• Kapanış: sonuçlar değerlendirilir, öğrenilenler bir sonraki projeye aktarılır.

İş Kırılım Yapısı

Proje, ana proje, alt projeler, paketler ve iş paketleri şeklinde kademeli olarak kırılır. Her iş paketi için kapsam, sorumlu, süre, maliyet ve tamamlanma ölçütü yazılır. Kırılım ne kadar ayrıntılı yapılırsa tahmin ve kontrol o kadar güvenilir olur; ancak çok fazla kırılım planlama yükünü artırır.

Gantt Çizelgesi ve Kritik Yol

Gantt çizelgesinde işler zaman eksenine göre çubuklarla gösterilir. Bir işin başlangıç ve bitiş tarihi ile önceki işin bitiş tarihi arasındaki boşluk serbestlik süresi olarak adlandırılır. Toplam süre = en uzun iş süreleri yolunun toplamı olarak hesaplanır; bu yola kritik yol denir. Kritik yoldaki işlerde gecikme, projenin toplam süresini aynı miktarında uzatır. Bu nedenle bu işlere ayrıca kaynak ve kontrol önceliği verilir.

Kaynak Yönetimi

Kaynak; insan, makine, malzeme, para veya zaman olabilir. Projeye ayrılan kaynak miktarı yeterli değilse işler bekler ve süre uzar. Kaynak yükü = bir işe ayrılan zaman ÷ o iş için ayrılan toplam zaman bağıntısıyla aşırı yüklenen işler görülür. Birbirine bağlı işlerde tek bir makine gerekiyorsa, kaynak çakışmasına karşı işlem sırası önceden belirlenmelidir.

Sapma Yönetimi ve Kapanış

Ölçülen ilerleme planla karşılaştırıldığında sapma çıkar. Sapma = planlanan değer − gerçekleşen değer biçiminde ölçülür. Sapma tolerans sınırlarını aşarsa düzeltici faaliyet başlatılır; kaynak artırılır, kapsam daraltılır veya işlem sırası yeniden planlanır. Proje sonunda elde edilen deneyim, kurumsal bilgi olarak yazılı hâle getirilir ve benzer projelerde kullanılır.

Uygulama Adımları

1. Proje hedefini ve başarı ölçütünü yaz.
2. İş kırılımını oluştur, sorumluları ve süreleri ata.
3. Gantt çizelgesini çıkar, kritik yolu belirle.
4. İlerlemeyi ölç, sapmada düzeltici faaliyet uygula ve sonunda değerlendirme yaz.

İş Kırılımı, Kritik Yol ve Sapma Yönetimi

Proje yönetiminde iş, iş kırılım yapısına ayrılır: büyük hedef alt programlara, programlar alt işlere bölünür. Her iş paketinin süresi, kaynağı ve ön koşulu yazılır. Gantt çizelgesi bu paketleri zaman üzerine yerleştirir.

Kritik yol, en uzun süreli iş dizisidir ve bu yoldaki bir gecikme projeyi doğrudan uzatır. Kritik yol dışındaki işlerde zaman payı vardır. Kaynak yönetiminde aynı kişiye fazla iş verilirse kaynak çakışması programı riske atar.

Günlük Hayattan Bir Örnek

Yeni bir üretim hattı devreye alınırken kritik yoldaki bir tedarik kalemi gecikti. Kalem kritik olmadığı için ekip önce onu ertelemişti; sonradan fark edildiğinde teslim tarihi kaçırılmıştı. Programın hangi işin kritik olduğunu göstermesi bu kaybı önlerdi.

Özet

• İş, iş kırılım yapısına ayrılır.
• Her iş paketinin süresi ve ön koşulu yazılır.
• Kritik yol, en uzun iş dizisidir ve en çok izlenir.
• Kaynak çakışması program riskidir.
• Sapma ölçülür ve düzeltici faaliyet açılır.

Sık Yapılan Hatalar

1. Kritik yolu izlememek: Kritik olmayan işe öncelik vermek teslimi riske atar. Program kritik yolu göstermelidir.
2. Süreyi iyimser tahmin etmek: Kısa tahminle kurulan program gecikmeyi baştan gizler.
3. Sapma sonrası güncellememek: Gerçekleşen süre kayda geçirilmezse sonraki dönem planı aynı hatayı tekrarlar.

Ne Öğreneceğiz

İşletmede yürütülen projelerin planlanmasını, kaynak ve süre yönetimini, gantt çizelgesi ile ilerleme takibini uygulamalı olarak ele alır. Bu konuda ögrenme çıktıları:

• Proje kavramını, proje yönetim aşamalarını ve proje ile süreç arasındaki farkı ayırt eder.
• Proje planını oluşturur, görevleri iş kırılım yapısına göre sıralar ve sorumluları belirler.
• Gantt çizelgesini okur, kritik yolu tespit eder ve süre hesaplar.
• Proje ilerlemesini izler, sapma durumunda düzeltici faaliyet planlar.

Ön Bilgi

Bu konuya başlamadan önce temel kavram ve ön koşulları kavramanız yardımcı olacaktır. Konunun çerçevesinde şu kavramlar dikkat ister:

• Proje, süreçten farklı olarak belirli bir başlangıç ve bitiş noktasına sahiptir.
• Kritik yoldaki bir işin gecikmesi projenin toplam süresini doğrudan uzatır.
• İş kırılımı yapılmadan verilen süre tahminleri güvenilir değildir.
• Kaynak çakışması öngörülmediğinde işler bekler ve proje süresi belirsizleşir.
• Sapma ölçülmemişse iyileştirme kararı verilemez.
• Proje kapanışında yazılan değerlendirme, benzer projeler için kurumsal bilgiye dönüşür.

İleri Örnek

Daha ileri bir uygulama:

Soru: Toplam maliyeti 900000 TL olan bir proje 3000 parça üretmiştir. Birim maliyet kaç TL'dir?

1. Adım 1: Toplam maliyeti üretilen adede böl.
2. Adım 2: Bölme işlemini uygula.
3. Adım 3: Sonucu teklif ve fiyatlama kararı için kullan.

Sonuç/cevap: Birim maliyet 300 TL'dir.

Adım Adım Çözülmüş Örnek

Örnek 1: Gantt Çizelgesi Okuma konusunun adımları:

1. Adım 1: Her işin süresini yan yana yaz.
2. Adım 2: Bağımlılıkları kontrol et, hangi işin hangisini beklediğini yaz.
3. Adım 3: Ardışık işlerin sürelerini toplayarak en uzun yolu bul.

Karşılaştırma Tablosu

Kendini Dene

Soru: Yönerge: Bir atölyede yeni bir montaj hattının kurulumu için bir proje planı hazırla. İş kırılımını oluştur, her iş paketi için sorumlu ve süre ata, gantt çizelgesini oluştur ve kritik yolu belirle.

Örnek cevap: Puanlama anahtarı: projenin kapsam ve hedefinin yazılması 4 puan; iş kırılımında en az beş iş paketinin sıralanması 5 puan; her iş için sorumlu ve sürenin atanması 4 puan; gantt çizelgesinin oluşturulması 4 puan; kritik yolun belirlenip gerekçelendirilmesi 3 puan. Toplam 20 puan. Model cevap: Kapsam; hattın kurulumu, deneme üretimi ve devreye alma olarak yazılır. İş paketleri sırasıyla zemin düzenleme, makine yerleştirme, elektrik ve pnömatik bağlantı, deneme üretimi ve teslimdir. Kritik yol, elektrik ve pnömatik bağlantı işidir.