Konu Anlatımı
Faturalandırma ve Tahakkus İlkeleri
Belge, bir malın veya hizmetin karşılığında düzenlenen ve işlemi gösteren yazılı kayıttır. Tahakkus ise malın veya hizmetin alındığı gün esas alınarak gelir ve giderin kayda alınmasıdır. İkisi birlikte değerlendirildiğinde işlem; ne zaman, ne kadar tutarla ve hangi vergiyle kayıt altına alınmış olur. Makine ve teknik hizmet satışlarında mal bedeliyle taşıma, montaj ve devreye alma bedellerinin ayrı gösterilmesi bu yüzden önemlidir.
Belge Düzenleme
Belge üzerinde; belge numarası ve tarihi, alıcı ve satıcı bilgileri, mal veya hizmetin adı, ölçüsü, adedi ve birim bedeli, varsa indirim, uygulanan vergi ve genel toplam bulunur. Kalemler ayrı ayrı gösterilir. Hizmet belgelerinde hizmetin cinsi ve hizmet dönemi yazılır; böylece hizmetin gerçekleşip gerçekleşmediği denetlenebilir.
Vergi ve Vergiye Tabi Matrah
Vergiye tabi matrah, indirimler düşüldükten sonra kalan tutardır. Belge üzerinde gösterilen indirim matrahtan çıkarılır ve vergi kalan tutar üzerinden hesaplanır. Bu nedenle indirim, mal tesliminden önce belgede gösterilmelidir; sonradan yapılan indirim farklı bir işlem olarak değerlendirilir. Vergi hesabı oranla yapılan çarpma ve genel toplamın matrah ile verginin toplanmasıyla tamamlanır.
Tahakkus Zamanı ve Kısmi İşlemler
Tahakkus, malın veya hizmetin alındığı gün gerçekleşir; ödeme vadesi tahakkusu etkilemez. Kısmi sevk ve kısmi kabulde yalnız kabul edilen miktar üzerinden kısmi tahakkus yapılır, kalanı sonraki sevkiyata bırakılır. Bu uygulama, alıcının yalnız teslim aldığı mal kadar yükümlülük altına girmesini sağlar. Eksik teslimde durum, mal kabul ve sayım aşamasında karşı tarafla birlikte tespit edilip tutanağa geçirilir.
Avans, Bakiye ve Vade İşlemleri
Uzun süren işlerde avans alınabilir. Avans, işin tamamı için peşin ödeme değildir; toplam tutardan düşülecek bir ön ödemedir ve bakiye iş ilerledikçe düzenlenen belgelerle kapanır. Vadeye uyulduğunda belgede belirtilen ödeme kolaylığı uygulanabilir; bu tutar, fatura tutarının ilgili oranıyla çarpılarak bulunur. Gecikmiş ödemelerde vade takibi yapılır ve mutabakat kayıtları güncel tutulur.
- Satış belgesi: mal veya hizmet satışının gösterildiği temel belge.
- Hizmet belgesi: hizmet cinsi, dönemi ve bedeli içerir.
- Teklif: taahhüt niteliği taşımayan, şartname dayanıklı ön bilgilendirmedir.
- İade ve düzeltme belgesi: kayıt zincirini bozmadan işlemi düzeltir.
- Kabul tutanağı: teslim edilen miktar ve durumu gösterir.
Makine ve Teknik Hizmet Faturaları
Makine satışında mal bedeli, taşıma, montaj, devreye alma, eğitim ve servis bedelleri ayrı kalemler hâlinde gösterilebilir. Bu ayrım, hem sözleşmeyle uyumu kolaylaştırır hem de yatırım maliyeti analizinde taşıma ve montaj giderlerinin izlenmesini sağlar. Keşif, teknik şartname ve tolerans bilgileri; teslim edilen malın kabul ölçütlerini belirlediği için şartnamede yer alır. Periyodik bakım hizmeti ise bakım gerçekleştikten sonra, yapılan işin kapsamına göre belgelenir.
Stok Maliyeti ve Kâr Analizi
Stok maliyeti; alış bedeli ve malın üzerine düşen navlun, sigorta gibi giderlerle belirlenir. Ortalama maliyet yönteminde ağırlıklı ortalama birim maliyet hesaplanır. FIFO yönteminde ise satılan miktar için ilk alınan partinin birim maliyeti esas alınır. Kâr marjı; satış bedelinden mal maliyeti çıkarıldıktan sonra kalan kârın satış bedeline oranıdır. Mark-up ise kârın maliyete oranıdır. Aynı kâr için iki oran farklı sonuç verdiğinden hangisinin kullanıldığı açıkça belirtilmelidir.
| Belge kalemi | Nasıl gösterilir | Etkisi |
|---|
| Mal bedeli | Ayrı kalem olarak | Stok ve kâr analizine girer |
| Taşıma ve montaj | Ayrı kalem olarak | Yatırım maliyetini gösterir |
| İndirim | Matrahtan önce düşülür | Vergiye tabi matrahı azaltır |
| Vergi | Matrah üzerinden hesaplanır | Toplam tutarı belirler |
| Avans | Alındığı tarihte ayrı kayıt | Bakiyeyi azaltır |
Kayıt Düzeni ve Denetim
Belge kayıtları düzenli arşivlenmeli; alacak ve borç bakiyeleri banka hareketleriyle mutabata bağlanmalıdır. Hatalı belgeler, düzeltme veya iptal işlemiyle kayıt dışına çıkarılır; bu sayede kayıt zinciri korunur. Belgeyi düzenleme yetkisi bulunmayan kişilerin işlem yapmasına izin verilmemeli, yetki listesi güncel tutulmalıdır.
Ne Öğreneceğiz
Belge düzenleme, mal ve hizmet satışlarında vergi, kısmi sevk ve kabulde tahakkus, avans ve vade işlemleri ile stok maliyeti ve kâr analizi hesaplarını kapsar. Bu konuda ögrenme çıktıları:
- Belge türlerini ve üzerinde bulunması gereken bilgileri ayırt eder.
- Vergiye tabi matrah ve vergi tutarını hesaplar.
- Kısmi sevk ve kısmi kabulde tahakkus uygulamasını açıklar.
- Avans, bakiye ve vade işlemlerini hesaplar.
- Stok maliyet yöntemlerini kullanarak maliyet hesaplar.
- Kâr marjı ile mark-up oranını hesaplayıp karşılaştırır.
Basit Örnek ve Günlük Yaşam
Günlük yaşamda ve mesleki bağlamda bir uygulama:
Soru: Vergi oranı yüzde 20 olan bir satışta matrah 45000'dir. Belge toplamı ne kadardır?
- Adım 1: Matrahı ve vergi oranını yaz.
- Adım 2: Vergi tutarını hesapla.
- Adım 3: Matrah ile vergiyi toplayıp genel toplamı bul.
Sonuç/cevap: 45000 × 0,20 çarpımı vergiyi 9000 olarak verir; 45000 + 9000 toplamı belge toplamını 54000 yapar.
İleri Örnek
Daha ileri bir uygulama:
Soru: Sözleşme bedeli 120000 olan bir teslimatta toplam malzemenin yüzde 40'ı kabul edilmiştir. Kısmi tahakkus tutarı ne kadardır?
- Adım 1: Sözleşme bedelini ve kabul oranını yaz.
- Adım 2: Bedeli kabul oranıyla çarp.
- Adım 3: Kısmi tahakkus tutarını yaz.
Sonuç/cevap: 120000 × 0,40 çarpımı kısmi tahakkus tutarını 48000 olarak verir.
Adım Adım Çözülmüş Örnek
Örnek 1: Vergi ve Toplam Tutar konusunun adımları:
- Adım 1: Matrahı ve vergi oranını yaz.
- Adım 2: Vergi tutarını hesapla.
- Adım 3: Matrah ile vergiyi toplayıp genel toplamı bul.
Karşılaştırma Tablosu
| Kavram | Açıklama |
|---|
| Tahakkus, malın veya hizmetin alındığı g | Tahakkus, malın veya hizmetin alındığı gün esas alınır; vade tahakkusu etkilemez. |
| Belgede gösterilen indirim matrahı düşür | Belgede gösterilen indirim matrahı düşürür, bu yüzden teslimden önce belirtilmelidir. |
| Kısmi kabulde yalnız kabul edilen miktar | Kısmi kabulde yalnız kabul edilen miktar üzerinden tahakkus yapılır. |
| Avans bir peşin ödeme değil, toplam tuta | Avans bir peşin ödeme değil, toplam tutardan düşülecek bir ön ödemedir. |
| Teklif taahhüt niteliği taşımaz; taahhüt | Teklif taahhüt niteliği taşımaz; taahhüt içeren şartname yazılı olmalıdır. |
| Teklif ile kesilen fatura arasındaki far | Teklif ile kesilen fatura arasındaki farkın gerekçesi yazılı olmalıdır. |
| Teknik hizmetlerde hizmet dönemi yazılır | Teknik hizmetlerde hizmet dönemi yazılır; hizmetin yapıldığı dönem kayıtla uyumlu olmalıdır. |
| Periyodik bakım faturası bakım gerçekleş | Periyodik bakım faturası bakım gerçekleştikten sonra düzenlenir. |
| Hatalı belge, düzeltme veya iptal işlemi | Hatalı belge, düzeltme veya iptal işlemiyle giderilir; kayıt zinciri bozulmaz. |
| Belge kayıtları denetim ve mutabakat içi | Belge kayıtları denetim ve mutabakat için düzenli arşivlenmelidir. |
Sık Yapılan Hatalar
Tahakkus tarihini vade tarihiyle karıştırmak: Ödeme ileride gerçekleşebilir; tahakkus ise mal veya hizmetin alındığı gün esas alınarak yapılır.
İndirimi matrahtan sonra düşmek: Belgede gösterilen indirim matrahı azaltır; sonradan yapılan indirim tutarı vergiyi düşürmez.
Kısmi teslimde tüm bedeli tahakkus etmek: Kabul edilmeyen mal için tahakkus yapılırsa alıcı gereksiz yükümlülük altına girer ve kayıt hatalı olur.
Avansı gelir gibi kaydetmek: Avans, iş tamamlanana kadar bakiye olarak izlenir; tamamı gelir yazılırsa kâr dönemsel olarak yanlış gösterilir.
Kâr marjı ile mark-up oranını aynı sanmak: Marj kârı satış bedeline, mark-up ise maliyete böler; bu yüzden iki oran aynı çıkmaz.
Hizmet yapılmadan belge düzenlemek: Yapılmayan bir hizmet için belge düzenlenmesi, kayıt güvenilirliğini bozar ve denetimde sorun yaratır.
Özet
Belge; mal veya hizmet karşılığında düzenlenen, mal tutarı, varsa indirim, vergi ve genel toplamı gösteren kayıttır. Vergiye tabi matrah = tutar − indirim bağıntısıyla bulunur; vergi tutarı matrahla oranın çarpılmasıdır. Matrah 45000 ve oran yüzde 20 örneğinde 45000 × 0,20 çarpımı 9000 vergiyi verir ve 45000 + 9000 toplamı 54000 belge toplamını oluşturur. Tahakkus, malın veya hizmetin alındığı gün gerçekleşir; vade tahakkusu etkilemez. Kısmi sevk ve kısmi kabulde yalnız kabul edilen miktar üzerinden tahakkus yapılır; 120000 tutarındaki bir sözleşmede yüzde 40 kabul için 120000 × 0,40 çarpımı 48000 kısmi tahakkus tutarını verir. Avans bir peşin ödeme değildir; bakiye = toplam tutar − avans bağıntısıyla hesaplanır ve 120000 − 40000 işlemi 80000 bakiye bırakır. Kâr marjı = (satış − maliyet) / satış × 100 bağıntısıyladır; 80000 satış ve 50000 maliyette 30000 / 80000 bölmesi yüzde 37,5 verir, 240000 satış ve 180000 maliyette ise 60000 / 240000 bölmesi yüzde 25 sonucunu verir. Mark-up oranı kârın maliyete bölünmesiyle bulunur. Ortalama birim maliyet, toplam maliyetin toplam miktara bölünmesiyle hesaplanır; 100 adet için 6000 ve 50 adet için 3600 alımda 9600 / 150 bölmesi 64 birim maliyet verir. FIFO yönteminde ilk partinin birim maliyeti esas alınır; birim maliyeti 60 olan 100 adetlik partiden 60 adet satıldığında 60 × 60 çarpımı 3600 maliyet oluşturur. Teknik hizmetlerde mal bedeliyle taşıma, montaj ve devreye alma bedelleri ayrı gösterilir; bu ayrım yatırım maliyeti analizini kolaylaştırır.
Kendini Dene
Soru: Yönerge: Bir tezgâh satışı için düzenlenecek belgeyi tasarla; mal bedeli, taşıma, montaj, devreye alma ve vergi kalemlerini ayrı ayrı göstererek toplam tutarı hesapla.
Örnek cevap: Puanlama anahtarı: belge kalemlerinin ayrı ayrı yazılması 5 puan; vergiye tabi matrahın indirimlerle hesaplanması 3 puan; vergi tutarının hesaplanması 4 puan; genel toplamın doğru bulunması 4 puan; hizmet dönemi ve teslim bilgisinin eklenmesi 2 puan; belgenin düzenli sunulması 2 puan. Toplam 20 puan.
Ön Bilgi
Bu konuya geçmeden önce şu temel kavramları hatırlamak yeterli olacaktır:
- Tahakkus, malın veya hizmetin alındığı gün esas alınır; vade tahakkusu etkilemez.
- Belgede gösterilen indirim matrahı düşürür, bu yüzden teslimden önce belirtilmelidir.
- Kısmi kabulde yalnız kabul edilen miktar üzerinden tahakkus yapılır.
- Avans bir peşin ödeme değil, toplam tutardan düşülecek bir ön ödemedir.
- Teklif taahhüt niteliği taşımaz; taahhüt içeren şartname yazılı olmalıdır.
