Personel ve İş Gücü Planlaması

Konu Anlatımı

Personel ve İş Gücü Planlaması

İş gücü planlaması, yapılacak işlerin miktarı ve niteliğine göre gerekli personelin sayısını, yetkinliğini ve zamanlamasını belirleyen çalışmadır. Elektrik işletmesinde bakım ekibi, montaj ekibi ve devreye alma ekibi farklı uzmanlıklar gerektirir. Personel ihtiyacı = yıllık iş yükü ÷ bir kişinin yıllık verimli çalışma saati bağıntısıyla hesaplanır.

İş Tanımı ve Yetki Devri

İş tanımı, görevin kapsamını, sorumlulukları ve ulaşılması gereken sonuçları yazılı olarak tanımlar. Yetki devri ise kimin hangi konularda karar verebileceğini gösterir. İki belge birlikte, işin kim tarafından ve hangi sınırlar içinde yapılacağını belirler. Yetki matrisi ise görevler ile yetkilerin eşleştirilmesini tek tabloda gösterir. Yazılı olmayan yetki dağılımı, denetimde karar yetkisi tartışmasına yol açar.

• Her görev için birincil ve yedek sorumlu belirlenir.
• İmza yetkisi, bütçe onayı ve teknik onay ayrı ayrı tanımlanır.
• Yetki belgeleri görev değişiminde güncellenir.

Vardiya Planlaması

Kesintisiz üretimde vardiya sayısı, işin gerektirdiği kesintisizlik ile yasal çalışma süresi birlikte değerlendirilerek belirlenir. Vardiya değişimlerinde hazırlık ve devir süresi nedeniyle üretim kaybı oluşur; bu kayıp planlarken hesaba katılmalıdır. Vardiya değişim kaybı = vardiya sayısı × vardiya başına değişim süresi bağıntısıyla bulunur. İzin planlaması da kapasite hesabına eklenerek yıllık izinli günler belirlenir.

İşe Alım ve Yetiştirme

İşe alım süreci ilan, ön eleme, teknik değerlendirme ve uygulama denemesi aşamalarından oluşur. Teknik değerlendirmede ölçülebilir beceriler ölçülmeli, puanlamanın ölçütleri önceden yazılmalıdır. İşe alındıktan sonra usta-çırak ilişkisiyle mesleki bilgi aktarılır; bu süreç planlanmalı ve kayıt altına alınmalıdır. Yeni personel, denetimli çalışma süresi tamamlanana kadar yalnız bırakılmamalıdır.

Performans ve Süreklilik

Performans değerlendirmesi, çalışanın başarısını iş tanımındaki ölçütlere göre objektif biçimde ölçer. Değerlendirmede iş kalitesi, zamaninde teslim, iş güvenliği kurallarına uyum ve devir oranı gibi göstergeler kullanılabilir. Personel sürekliliğini korumak için yetenek havuzunun geniş tutulması, çapraz eğitim ve elde tutma çalışmaları yürütülür. Yüksek devir oranı, işletmenin hem maliyetini artırır hem de uzmanlık birikimini kaybettirir.

Uygulama İpuçları

İş yükü ve ciro planını birlikte güncelleyin. Vardiya değişim kayıplarını ölçün ve hafifletme önerisi sunun. İzin takvimini yıl başında yayınlayın. Yetki devri değişikliklerini yazılı ve tarihli olarak yapın. Yeni personeli denetimli çalıştırın.

Ne Öğreneceğiz

Elektrik işletmesinde personel ihtiyacının hesaplanması, iş tanımı ve yetki devri, vardiya planlaması ile performans değerlendirmesinin birlikte yürütülmesini kapsayan konudur. Bu konuda ögrenme çıktıları:

• İş yüküne göre gerekli personel sayısını hesaplar ve gerekçelendirir.
• İş tanımı, yetki devri ve yetki matrisini hazırlar ve uygular.
• Kesintisiz üretim için vardiya planlaması yapar ve vardiya kaybını hesaplar.
• İşe alım ve yetiştirme süreçlerini aşamalı biçimde planlar.
• Performans değerlendirme ölçütlerini objektif biçimde belirler.

Ön Bilgi

Bu konuya başlamadan önce temel kavram ve ön koşulları kavramanız yardımcı olacaktır. Konunun çerçevesinde şu kavramlar dikkat ister:

• Personel ihtiyacı, iş yükünün kişi başına düşen verimli işe bölünmesiyle hesaplanır.
• İş tanımı görevin kapsamını ve sınırlarını, yetki devri ise karar verme yetkisini tanımlar.
• Yetki matrisi görevlerle yetkilerin eşleştirilmesini tek tabloda gösterir.
• Vardiya planlamasında değişim süresi nedeniyle oluşan üretim kaybı hesaba katılmalıdır.
• İzin planlaması kapasite hesabına eklenerek yıllık izinli günler belirlenir.
• İşe alımda teknik değerlendirme ölçülebilir becerilere dayanmalı ve ölçütler önceden yazılmalıdır.
• Usta-çırak ilişkisiyle mesleki bilgi aktarımı planlanmalı ve kayıt altına alınmalıdır.
• Yüksek devir oranı işletme maliyetini artırır ve uzmanlık birikiminin kaybolmasına yol açar.

Basit Örnek ve Günlük Yaşam

Günlük yaşamda ve mesleki bağlamda bir uygulama:

Soru: Yıllık 4800 saatlik iş yükü olan bir işletmede bir teknisyenin yıllık verimli çalışma saati 1600 saat kabul edilmiştir. Kaç teknisyene ihtiyaç vardır?

1. Adım 1: İş yükünü ve kişi başı verimli saati yaz.
2. Adım 2: İş yükünü kişi başı saate böl.
3. Adım 3: Sonucu yukarı yuvarlayıp kadroyu belirle.

Sonuç/cevap: 4800 ÷ 1600 işlemi 3 kişilik personel ihtiyacı sonucunu verir.

İleri Örnek

Daha ileri bir uygulama:

Soru: Bir işletmede 50 çalışanın 8'i yıl içinde işten ayrılmıştır. Devir oranı yüzde kaçtır?

1. Adım 1: Toplam çalışan sayısını ve ayrılan sayıyı yaz.
2. Adım 2: Ayrılan sayıyı toplama böl.
3. Adım 3: Sonucu yüzle çarpıp oranı ver.

Sonuç/cevap: Ayrılan sayının toplam çalışan sayısına bölünmesiyle devir oranı %16 olarak hesaplanır.

Adım Adım Çözülmüş Örnek

Personel İhtiyacı Hesabı konusunun adımları:

1. Adım 1: İş yükünü ve kişi başı verimli saati yaz.
2. Adım 2: İş yükünü kişi başı saate böl.
3. Adım 3: Sonucu yukarı yuvarlayıp kadroyu belirle.

Karşılaştırma Tablosu

Sık Yapılan Hatalar

Personel ihtiyacını iş yükü yerine yuvarlak tahminle belirlemek: Hesap yapılmadan belirlenen kadro, ya eksik kalır ya da gereksiz maliyet oluşturur; yük ve verim verisi kullanılmalıdır.

Vardiya değişim kaybını hiç hesaba katmamak: Değişim süreleri günlük ciddi üretim kaybı yaratır ve bu kayıp kapasite planında görünmezse hedefler tutmaz.

Yetki devrini sözlü bırakmak: Yazılı olmayan yetki dağılımı, karar sorumluluğunun belirsizleşmesine ve denetimde uygunsuzluğa yol açar.

İzin ve rapor duran personeli planlanan kadroda tam çalışır saymak: Kullanılabilir personel, izinli ve raporlu süreler düşüldükten sonra hesaplanmalıdır.

Özet

İş gücü planlaması, yapılacak işlerin miktarı ve niteliğine göre gerekli personelin sayısını ve zamanlamasını belirleyen çalışmadır. Gerekli personel sayısı = yıllık iş yükü / bir kişinin yıllık verimli çalışma saati bağıntısıyla hesaplanır; izinli ve raporlu süreler düşüldükten sonra kullanılabilir personel belirlenir. İş tanımı görevin kapsamını, yetki devri karar verme yetkisini, yetki matrisi ise görevlerle yetkilerin eşleştirilmesini tanımlar. Kesintisiz üretimde vardiya değişim kaybı = vardiya sayısı × vardiya başına değişim süresi bağıntısıyla hesaplanır ve kapasite planına eklenir. İzin kapasite ayrımı = kişi sayısı × kişi başı yıllık izin günü ile belirlenir. İşe alımda teknik değerlendirme ölçülebilir becerilere dayanmalı, usta-çırak ilişkisiyle yetiştirme planlanmalıdır. Performans değerlendirmesi iş tanımındaki ölçütlere dayanır; yüksek devir oranı = ayrılan çalışan / ortalama toplam çalışan × 100 maliyeti artırır ve uzmanlık birikimini kaybettirir.

Kendini Dene

Soru: Bir elektrik taahhüt işletmesi için altı aylık personel planı hazırlayınız: ekip büyüklüğünü, görev dağılımını, vardiya planını ve izin takvimini yazınız.

Örnek cevap: Puanlama anahtarı: İş yükünün belirlenmesi 3 puan; personel ihtiyacının hesaplanması 4 puan; görev ve yetki dağılımının yapılması 3 puan; vardiya planının oluşturulması 3 puan; izin takviminin hazırlanması 2 puan. Toplam 15 puan.