Kalite Kayıtları ve Dokümantasyon

Konu Anlatımı

Kalite Kayıtları ve Dokümantasyon

Kayıt, yapılan bir işin ne olduğunu, kim tarafından, ne zaman ve nasıl gerçekleştirildiğini gösteren belgedir. Elektrik işletmesinde kayıt; üretim, malzeme kabulü, ölçüm, montaj, devreye alma, kabul, bakım ve eğitim süreçlerini kapsar. Kayıt tutulmaması, işin doğru yapıldığının sonradan kanıtlanamaması demektir; bu da en pahalı denetim bulgusudur.

Kayıt Türleri

Malzeme giriş kayıtları, gelen malzemenin miktarını ve uygunluğunu gösterir. Ölçüm kayıtları, izolasyon direnci, topraklama direnci, akım ve süreklilik gibi değerleri tarih ve ölçüm noktasıyla birlikte saklar. Montaj ve devreye alma kayıtları, hangi aşamanın kim tarafından yapıldığını belgeler. Bakım kayıtları ise periyodik bakımın yapılıp yapılmadığını ve tespit edilen arızaları gösterir.

• Parti ve seri numarasıyla malzeme ile kaydın eşleştirilmesi.
• Ölçüm noktası, ölçüm değeri, ölçüm tarihi ve ölçümü yapan kişi.
• Kontrol ve onay imzalarının kayıt üzerinde bulunması.
• Ölçüm koşulları: sıcaklık, nem ve ölçüm yöntemi bilgisi.

Belge Kontrolü ve Revizyon

Belge kontrolünde her belgenin kim tarafından hazırlandığı, kimin onayladığı ve hangi sürümün geçerli olduğu bilinmelidir. Değişiklik yapıldığında revizyon numarası yükseltilir ve yeni sürüm onaydan geçirilir. Geçersiz sürümler imha edilmez; arşivde ayrı ve erişilebilir biçimde saklanır. Böylece geçmiş bir kararın hangi belgeye dayandığı sonradan gösterilebilir.

İzlenebilirlik

İzlenebilirlik, bir ürünün veya bir işin hangi aşamalardan geçtiğinin kayıt zinciriyle gösterilebilmesidir. Elektrik işinde pano ile panoya kullanılan kesici, kablo ve şaltın eşleşmesi sağlanmalıdır. Bu eşleşme seri numarası veya parti numarası yazılarak sağlanır; numarası olmayan malzeme sahaya çıkmamalıdır. Numune ile parti eşleştirmesinin yapılmadığı durumlarda uygunluk kararı kanıtlanamaz hâle gelir.

Düzeltici Faaliyet ve Arşiv

Denetimde tespit edilen uygunsuzluk için düzeltici faaliyet kaydı açılır. Bu kayıtta uygunsuzluğun tanımı, kök neden analizi, alınan önlem, sorumlunun belirlenmesi ve önlemin etkinliğinin doğrulanması yer alır. Arşivlemede kayıtların tahlilden ve yangından korunması, yedeklenmesi ve erişim yetkilerinin sınırlandırılması gerekir. Ret oranı, ret edilen parça sayısının toplam parça sayısına bölünüp yüzle çarpılmasıyla bulunur ve üretim performansının izlenmesinde kullanılır.

Uygulama İpuçları

Kayıt formlarını saha koşullarına uygun dayanıklı kâğıtla basın; kaybolma en sık kayıp nedenidir. Elektronik kayıtta yedekleme yaptıktan sonra bir kez geri alma testi yapın. Kayıt defterinde satır silmeyin, düzeltme kaydı açın. Şablon kullanımı, farklı teknisyenlerin aynı biçimde kayıt tutmasını sağlar.

Ne Öğreneceğiz

Üretim, kontrol, montaj ve kabul süreçlerinde tutulan kayıtların türlerini, belge kontrolünü, izlenebilirliği ve saklama düzenini kapsayan konudur. Bu konuda ögrenme çıktıları:

• Elektrik işletmesinde tutulan kayıt türlerini sınıflandırır.
• Belge kontrolü, revizyon ve onay sürecini açıklar ve uygular.
• İzlenebilirlik zincirini kurar ve malzeme ile kaydı eşleştirir.
• Ölçüm kayıtlarını doğru bilgilerle tutar ve sapmaları değerlendirir.
• Düzeltici faaliyet ve arşivleme kurallarını uygulayarak denetime hazır olur.

Ön Bilgi

Bu konuya başlamadan önce temel kavram ve ön koşulları kavramanız yardımcı olacaktır. Konunun çerçevesinde şu kavramlar dikkat ister:

• Kayıt, yapılan işin kim tarafından, ne zaman ve nasıl yapıldığını gösteren belgedir.
• Belge değişikliğinde revizyon numarası yükseltilir ve yeni sürüm onaydan geçirilir.
• Geçersiz sürümler imha edilmez, arşivde ayrı ve erişilebilir biçimde saklanır.
• İzlenebilirlik için malzeme ile kayıt arasında seri veya parti numarası bulunmalıdır.
• Ölçüm kaydında ölçüm noktası, değer, tarih, ölçüm yapan kişi ve ölçüm koşulları yer alır.
• Düzeltici faaliyette kök neden analizi ve önlemin etkinliğinin doğrulanması zorunludur.
• Numune ile parti eşleştirmesi yapılmazsa uygunluk kararı kanıtlanamaz.
• Kayıt defterinde satır silmek yerine düzeltme kaydı açılmalıdır.

Basit Örnek ve Günlük Yaşam

Günlük yaşamda ve mesleki bağlamda bir uygulama:

Soru: Bir parti kontrolünde 120 parçadan 6'sı ret edilmiştir. Ret oranı yüzde kaçtır?

1. Adım 1: Ret edilen parça sayısını ve toplam sayıyı belirle.
2. Adım 2: Ret sayısını toplama böl.
3. Adım 3: Sonucu yüzle çarpıp oranı yaz.

Sonuç/cevap: 6 / 120 işlemi 0,05 verir ve ret oranı %5 olarak bulunur.

İleri Örnek

Daha ileri bir uygulama:

Soru: Bir devrede ölçülen akım 500 A'dır ve bu değer devre kesicinin anma değerinin %80'idir. Devre kesicinin anma değeri kaç A'dır?

1. Adım 1: Ölçülen akımı ve oranı yaz.
2. Adım 2: Akım değerini ondalık orana böl.
3. Adım 3: Sonucu anma değeri olarak belirt.

Sonuç/cevap: 500 A değeri 0,80 değerine bölündüğünde 625 A anma değeri bulunur.

Adım Adım Çözülmüş Örnek

Ret Oranı Hesabı konusunun adımları:

1. Adım 1: Ret edilen parça sayısını ve toplam sayıyı belirle.
2. Adım 2: Ret sayısını toplama böl.
3. Adım 3: Sonucu yüzle çarpıp oranı yaz.

Karşılaştırma Tablosu

Sık Yapılan Hatalar

Kayıt defterinde satır silmek: Silinen satır kimin ne zaman sildiğini göstermez; bunun yerine tarihli bir düzeltme kaydı açılmalıdır.

Malzemeye seri veya parti numarası yazmamak: Numarasız malzeme sahada kaldığında hangi kayıtla eşleştirileceği belirlenemez ve izlenebilirlik bozulur.

Ölçüm kaydına ölçüm koşullarını eklemek yerine yalnızca değeri yazmak: Koşul bilgisi olmayan bir ölçüm sonradan yorumlanamaz ve itiraz edilir.

Revizyon yapılan belgenin eski sürümünü imha etmek: Eski sürüm, geçmiş kararın hangi belgeye dayandığını gösteren tek kanıttır; arşivde saklanmalıdır.

Özet

Kalite kaydı, elektrik işletmesinde yapılan her işin kim tarafından, ne zaman ve nasıl gerçekleştirildiğini gösteren belgedir; kayıt tutulmaması işin doğru yapıldığının sonradan kanıtlanamaması anlamına gelir. Belge kontrolünde hazırlayan, onaylayan ve geçerli sürüm bilgisi açıkça tutulur; revizyon yapıldığında yeni sürüm onaylanır, eski sürüm arşivde ayrılarak saklanır. İzlenebilirlik için malzeme ile kayıt arasında seri veya parti numarası bulunmalı, numune ile parti eşleştirmesi yapılmalıdır. Ölçüm kayıtlarında ölçüm noktası, değer, tarih, ölçüm yapan kişi ve ölçüm koşulları yer alır. Performans izlemede ret oranı = ret edilen sayı / toplam sayı × 100 ve uygunluk oranı = uygun bulunan sayı / toplam kontrol sayısı × 100 bağıntıları kullanılır. Tespit edilen uygunsuzluk için kök neden analizi, alınan önlem ve etkinlik doğrulamasını içeren düzeltici faaliyet kaydı açılır.

Kendini Dene

Soru: Bir elektrik panosunun devreye alınmasında tutulacak kayıt dosyasını tasarlayınız: hangi kayıtlar olacak, her birinde hangi zorunlu bilgiler bulunacak?

Örnek cevap: Puanlama anahtarı: Kayıt çeşitlerinin en az beş kalem olarak sayılması 4 puan; her kayıtta sorumlunun belirtilmesi 3 puan; tarih ve ölçüm koşullarının zorunlu kılınması 3 puan; onay ve imza düzeninin açıklanması 3 puan; arşivleme ve saklama süresinin belirtilmesi 2 puan. Toplam 15 puan.