İzlenebilirlik ve Kayıt Tutma

Konu Anlatımı

İzlenebilirlik ve Kayıt Tutma

İzlenebilirlik, bir gıdanın hangi hammadde partilerinden, hangi üretim partisinde ve hangi işlemlerle elde edildiğini belgeleyerek ürünün geçmişinin geriye dönük araştırılabilmesidir. Gıda güvenliği yönetim sistemlerinde izlenebilirlik, kalite güvencesinin temel taşlarından biridir; bir sorun çıktığında hatanın kaynağına kısa sürede ulaşmak mümkün olur.

İleri ve Geri İzlenebilirlik

İleri izlenebilirlik, üretilen üründen başlayıp dağıtım zinciri boyunca nerelere gittiğini gösterir. Geri izlenebilirlik ise tüketici ya da denetim elindeki üründen yola çıkarak hangi hammadde ve üretim partilerinin kullanıldığını bulur. Gıda güvenliği açısından geri yön kritik olduğu için parti tanımlama sisteminin üretim başında doğru kurulması zorunludur.

Parti ve Lot Tanımlama

Parti, belirli bir üretim diliminde aynı hammaddeyi, aynı hatta ve aynı koşullarda işlem görmüş ürün topluluğudur. Parti numarası üretim tarihi, hat kodu ve vardiya bilgisi birleştirilerek oluşturulur ve ambalaj üzerinde okunabilir biçimde yer alır. Aynı hatta aralıklarla üretilen iki parti birbirine karıştırılmamalı, aradaki temizlik ve hat başlangıç ürünü kayda geçirilmelidir.

Kayıt Türleri ve Saklama

İzlenebilirliği besleyen kayıtlar; hammadde giriş ve kabul kayıtları, üretim parti kayıtları, hat temizliği ve hat başlangıç ürünü kayıtları, numune alma ve analiz sonuç kayıtları, ambalaj ve sevkiyat kayıtlarıdır.

• Kayıtlar okunabilir, silinmeyen bir ortamda tutulmalı ve düzeltmeler eski değeri silmeden tarihiyle yapılmalıdır.
• Kayıtlar parti numarasıyla bağlantılı olmalı, kimliği belirsiz belge istisna edilmemelidir.
• Kayıt saklama süresi, ürünün belgelendirme yükümlülüğünü aşmayacak biçimde belirlenmelidir.

Numune Künyesi ve Analiz Kayıtları

Üretim sırasında alınan her numune için alındığı yer, tarih, saat, parti numarası, kullanılan yöntem ve sonuç yazılır. Numune künyesi ile fiziksel numune arasındaki bağ koparsa sonuç kanıt değerini yitirir. Analiz kayıtlarında cihaz kimliği ve kalibrasyon durumu da yer almalıdır.

Kayıp Noktalar ve Düzeltici Yaklaşım

En sık görülen kayıp noktalar; parti numarasının ambalajda görünmemesi, analiz sonucunun hangi numuneye ait olduğunun belirtilmemesi, aynı partiden birden fazla sevkiyat yapılmasının tek kayıtta toplanmaması ve düzeltme kayıtlarının silinmesidir. Her eksik kayıt izlenebilirliğin zincirini kırar ve sonraki bir hatada yanlış yönlendirme yaratır.

İzlenebilirliğin Denetimi

Denetimde izlenebilirlik, rastgele seçilen bir parti için hammadde kaydından sevkiyat belgesine kadar kesintisiz bir zincirin kurulup kurulmadığının denenmesiyle ölçülür. Bu deneme sırasında ulaşılamayan her halka düzeltici faaliyet konusudur. Ölçülebilir bir gösterge olarak ulaşılabilirlik oranı kullanılabilir; oran düşükse kayıt düzeni öncelikle iyileştirilir.

Ne Öğreneceğiz

Gıda partilerinin hammadde ve üretim aşamalarından tüketiciye kadar izlenebilirliğini sağlayan kayıt türlerini, parti kodlamayı ve kayıt denetimini kapsar. Bu konuda ögrenme çıktıları:

• Parti, lot ve üretim adımı kavramlarını açıklar.
• İleri ve geri izlenebilirlik arasındaki farkı ayırt eder.
• Parti numarası oluşturma ve numune künyesi hazırlama kurallarını uygular.
• Ulaşılabilirlik oranı ve kayıt eksikliği oranı hesaplar.
• Kayıt kopukluğu yaratan durumları sınıflandırır ve düzeltici faaliyet önerir.

Ön Bilgi

Bu konuya başlamadan önce temel kavram ve ön koşulları kavramanız yardımcı olacaktır. Konunun çerçevesinde şu kavramlar dikkat ister:

• İzlenebilirlik yalnız ileri yönlü değil, tüketiciden hammaddeye geri yönde de kurulmalıdır.
• Parti numarası ambalaj üzerinde okunabilir biçimde yer almalı ve tek partiyi belirtmelidir.
• Kayıtlar düzeltildiğinde eski değer silinmez, düzeltme tarihiyle birlikte saklanır.
• Analiz sonucu numune künyesiyle eşleşmezse o kayıt kanıt değeri taşımaz.
• Gerçekleşen geri çağırma süresi kayıt kalitesinin en açık göstergesidir.
• Hat temizliği kaydı, iki parti arasındaki sınırın nerede başladığını gösterir.

Basit Örnek ve Günlük Yaşam

Günlük yaşamda ve mesleki bağlamda bir uygulama:

Soru: 12 Mayıs tarihinde 2 numaralı hatta gece vardiyasında üretilen bir partinin kodu nasıl kurulur ve neden bu üç bilgi gerekir?

1. Adım 1: Üretim bilgisi alınır, burada tarih ve vardiya netleştirilir.
2. Adım 2: Hat kodu eklenir, çünkü aynı gün farklı hatlarda üretim yapılabilir.
3. Adım 3: Üç bilgi birleştirilip ambalaja basılır, böylece tek parti tek kodla tanımlanır.

Sonuç/cevap: Tarih, hat kodu ve vardiya birleşiminden oluşan kod; aynı gün ve aynı hatta üretilen iki farklı partiyi birbirinden ayırır.