Arşivleme ve Dosya Adlandırma

Konu Anlatımı

Arşivleme ve Dosya Adlandırma

Bir tasarım dosyası, kapandığı andan itibaren artık bir belgeden çok bir kayıttır. Bu kaydın yıllar sonra bulunabilmesi, doğru adlandırılmış ve düzenli saklanmış olmasına bağlıdır. İyi bir arşiv düzeni, gelecekteki kendinize ya da ekip arkadaşınıza yapılacak en büyük iyiliktir.

Temel Bilgiler

• Dosya adı, proje adı, tarih ve sürüm bilgisini içermelidir.
• Adlandırmada karakter sayısı sabit tutulur, tarih biçimi değişmez.
• Kaynak dosya ile teslim dosyası ayrı klasörlerde tutulur.
• Sürüm numarası artan sırayla verilir.
• Son dosya adında son adı belirtmek gerekir.
• Klasör yapısı proje ve tarihe göre kurulur.

Dosya Adlandırma Kuralları

Anlamlı bir dosya adı, dosyanın içeriğini açmadan anlatmalıdır. Proje adı, işin türü, tarih ve sürüm bilgisi bu anlatının temel parçalarıdır. Tarih, yıl ay gün sırasıyla ve aralara ayraç konarak yazılır; bu sayede dosyalar alfabetik sıralandığında kronolojik olarak üst üste biner.

Adlandırmada karakterler de önemlidir. Boşluk yerine ayraç kullanmak, farklı işletim sistemlerinde adların bozulmamasını sağlar. Türkçe harflerin dosya sistemlerinde sorun çıkarabileceği durumlarda ASCII karşılıkları kullanılabilir. Dosya adında noktalama işaretlerinden kaçınılır; çünkü bazı sistemler bunları uzantı ayracı olarak yorumlar.

Klasörleme Düzeni

Klasörleme, dosya adından sonra gelen ikinci temel düzen aracıdır. Yaygın kullanılan yaklaşım, proje adını ana klasör yapıp içine tarih sırasına göre alt klasörler açmaktır. Her proje klasöründe kaynak dosyalar, dışa aktarılan teslim dosyaları ve referans belgeler ayrı alt klasörlerde tutulur. Bu yapı, hangi dosyanın hangi aşamaya ait olduğunu görsel olarak ayırır.

Referans klasörü, müşteriden gelen dosyaların, ölçülerin ve notların toplandığı yerdir. Bu klasördeki dosyalara dokunulmamalı, yalnızca okunmalıdır. Çalışma sırasında bu klasörden alınan dosyaların kopyaları çalışma klasörüne alınır; böylece referansların değişmeden kalması garanti edilir.

Sürüm Tutma

Sürüm numarası, dosyanın kaçıncı kez değiştirildiğini gösterir. Noktadan önceki büyük sayı ana tasarım değişikliklerini, noktadan sonraki küçük sayı küçük düzeltmeleri gösterir. Bu yöntemde her sürüm ayrı dosya olarak saklanır; böylece hangi dosyanın hangi aşamada olduğu ve önceki hâle dönülüp dönülemeyeceği bellidir.

Son dosya adının sonuna son sözcüğü eklenmesi de yaygın bir yöntemdir. Bu, açılır listelerde en üstte görünmesini sağlar. Ancak bu yöntem tek başına yeterli değildir; çünkü dosya adının uzunluğu arttıkça sürüm bilgisi taşınmayabilir. Bu nedenle sürüm numarası her zaman korunmalıdır.

Ortak Çalışma ve Aktarım

Birden çok kişiyle çalışıldığında klasör yapısı ortak bir düzene göre kurulur. Her çalışanın kendi çalışma klasörü olması, dosyaların birbirine karışmasını önler. Ortak klasörde yalnızca onaylanmış dosyalar tutulur. Dosya adına kişi adı ya da kişisel kısaltmalar eklemek, sonradan kimin yaptığını bulmayı kolaylaştırır ama adlandırmayı karmaşıklaştırır.

Uzaktan gönderimde dosyalar sıkıştırılabilir. Sıkıştırma, klasör yapısını korur ve çok sayıda dosyayı tek pakette iletmeyi sağlar. Ancak sıkıştırılan dosya açılmadan önce zararlı yazılım taramasından geçirilmelidir. Teslim dosyası gönderilirken, arşivdeki kaynak dosyayla karışmaması için açıklayıcı bir kapak yazısı eklenir.

Arşiv Denetimi

1. Proje klasörü oluşturulur ve adlandırılır.
2. Alt klasörler kurulur.
3. Dosya adlandırma kuralı belirlenir.
4. Her kayıtta sürüm numarası artırılır.
5. Son dosya işaretlenir.
6. Kaynak dosyalar yedeklenir.
7. Arşiv periyodik olarak denetlenir.

Özet

Dosya adlandırma, bir tasarım kaydının yıllar sonra bulunabilmesini sağlayan temel alışkanlıktır. Anlamlı bir dosya adı proje adı, iş türü, tarih ve sürüm bilgisini içermeli; tarih yıl ay gün sırasıyla ve aralara ayraç konarak yazılmalıdır. Klasörleme düzeni proje adına göre kurulur ve kaynak dosyalar, teslim dosyaları ile referanslar ayrı alt klasörlerde tutulur. Sürüm tutma, değişikliklerin izlenebilir olmasını ve önceki hâle dönülebilmesini sağlar. Son dosya işaretlenerek açılır listede üstte tutulabilir. Ortak çalışmada her çalışanın kendi klasörü olmalı, ortak klasörde yalnızca onaylanmış dosyalar bulunmalıdır.

Ne Öğreneceğiz

Tasarım dosyalarını düzenli adlandırma, klasörleme ve sürüm tutma yöntemleriyle uzun ömürlü ve erişilebilir bir arşiv oluşturur. Bu konuda ögrenme çıktıları:

• Dosya adlandırma kurallarını açıklar ve uygular.
• Klasörleme ve sürüm tutma yöntemlerini kullanır.
• Kaynak dosya ile teslim dosyasını ayırt eder.
• Arşivde dosya bütünlüğünü koruyan önlemleri alır.
• Ortak çalışmada dosya paylaşım kurallarına uyar.
• Arşivden dosya bulma sürecini hızlandırır.

Ön Bilgi

Bu konuya başlamadan önce temel kavram ve ön koşulları kavramanız yardımcı olacaktır. Konunun çerçevesinde şu kavramlar dikkat ister:

• Dosya adı, dosyanın içeriğini açmadan anlatmalıdır.
• Tarih yıl ay gün sırasıyla ve aralara ayraç konarak yazılmalıdır.
• Boşluk yerine ayraç kullanılması, adların farklı sistemlerde bozulmamasını sağlar.
• Kaynak dosya ile teslim dosyası ayrı klasörlerde tutulmalıdır.
• Sürüm numarası artan sırayla verilmeli ve dosya adında korunmalıdır.
• Referans klasöründeki dosyalara dokunulmamalı, çalışma için kopyaları alınmalıdır.

Basit Örnek ve Günlük Yaşam

Günlük yaşamda ve mesleki bağlamda bir uygulama:

Soru: Kurumsal kimlik projesi için klasör yapısı kurulacaktır.

1. Ana klasörün proje adıyla oluşturulması.
2. Kaynak dosyalar alt klasörünün açılması.
3. Teslim dosyaları alt klasörünün açılması.
4. Referans klasörünün oluşturulması.

Sonuç/cevap: Dört klasörlü bir yapı, dosyaların aşamasına göre ayrılmasını sağlar.

İleri Örnek

Daha ileri bir uygulama:

Soru: Proje klasörü düzenli olarak yedeklenmelidir.

1. Yedekleme aralığının belirlenmesi.
2. Yedek klasörünün hazırlanması.
3. Kaynak dosyaların kopyalanması.
4. Yedeğin açılıp kontrol edilmesi.

Sonuç/cevap: Klasör düzenli aralıklarla kopyalanır ve yedek dosyalar açılarak doğrulanır.

Adım Adım Çözülmüş Örnek

Kurumsal kimlik klasörü konusunun adımları:

1. Ana klasörün proje adıyla oluşturulması.
2. Kaynak dosyalar alt klasörünün açılması.
3. Teslim dosyaları alt klasörünün açılması.
4. Referans klasörünün oluşturulması.

Karşılaştırma Tablosu

Sık Yapılan Hatalar

Hata: Dosyaları son hâliyle adlandırmamak. Son adıyla kaydedilen dosya, içeriğin hangi aşamaya ait olduğunu göstermez.

Hata: Tarihi gün ay yıl sırasıyla yazmak. Dosyalar alfabetik sıralandığında kronolojik sıra bozulur.

Hata: Kaynak dosyayı teslim dosyasıyla aynı yerde tutmak. Üretimde kullanılan dosya ile düzenleme dosyası karışır.

Hata: Sürüm numarasını atlayarak vermek. Hangi sürümün nerede kullanıldığı takip edilemez hâle gelir.

Kendini Dene

Soru: Bir kurumsal kimlik projesi için klasör yapısı ve dosya adlandırma kuralı öner, gerekçeleriyle açıkla.

Örnek cevap: Puanlama anahtarı: Proje adıyla ana klasör açılması önerilir (4 puan); kaynak, teslim ve referans alt klasörlerinin amacı açıklanır (5 puan); dosya adında proje adı, iş türü, tarih ve sürümün yer aldığı yazılır (5 puan); tarihin yıl ay gün sırasıyla yazıldığı belirtilir (3 puan); referans dosyalarına dokunulmadığı eklenir (3 puan).